Veileder for arkiv i kommunereformen

Veiledningen består av tre deler, basert på fasene i sammenslåingsprosessen. Første del av ble lansert i januar 2016; del to og tre kom i september samme år. 

Del 1 omhandler fasen fram til lokalt vedtak om sammenslåing er fattet. Her får du råd om hvilke forberedelser som kan gjøres før vedtak, og informasjon om konkrete tiltak som kan iverksettes mens man venter på vedtaket.

Del 2 omhandler fasen fra lokalt vedtak er fattet til sammenslåing er gjennomført. Den gir en oversikt over hvilke arkivfaglige oppgaver som må gjennomføres i sammenslåingsfasen, og tar for seg prosessen steg for steg – sett fra arkivleders ståsted. Denne delen gir også konkrete råd om håndtering av eksisterende arkiv, samt etablering av arkivtjeneste og arkiv i ny kommune.

Del 3 gir råd om langsiktig arbeid med arkiv og dokumentasjonsforvaltning i ny kommune.

Veilederen lå tidligere på www.kommunereformarkiv.no, og er nå tilgjengelig i PDF-format: Kommunereform - veileder i dokumentasjonsforvaltning og arkiv

Fra nyhetssak på Arkivverkets nettside 20.09.2016:

Statsråd Jan Tore Sanner i Kommunal- og moderniseringsdepartementet seier det er viktig at kommunale arkiv blir tekne godt vare på i ein kommunesamanslåingsprosess:

– Eg vil ynskje arkivleiarar og andre ansvarlege i kommunane lykke til med arbeidet når dei startar samanslåing med andre kommunar. Arkiva er kommunane sitt minne, og det er viktig at denne dokumentasjonen blir teke godt vare på for ettertida. Samtidig gir ein samanslåingsprosess spennande moglegheiter for å tenkje nytt når arkivtenester skal etablerast i den nye kommunen.

Reform krev tidlig arkivinnsats

Kommunereforma er eit prioritert område for Arkivverket og SAMDOK. Reforma vil kunne innebere kommunesamanslåingar, samanslåing av fylkeskommunar og overføring av oppgåver mellom forvaltingsnivåa. Arkiv frå dei noverande kommunane skal avsluttast og avleverast til depot, arkiv i dei nye storkommunane skal etablerast. Fylkeskommunane vert også berørte av reforma. Det er avgjerande å setje i gang tiltak i forkant av reforma for å unngå informasjonstap og leggje til rette for effektiv forvalting i den nye kommunen. 

Kommunane og fylkeskommunane er sjølve ansvarlege for at arkiva og dokumentasjonen vert handtert på rett måte.

Arkivverket har motteke fleire positive tilbakemeldingar på rettleiaren, blant anna frå arkivleiar Jahn Pettersen i Stokke kommune:

– Eg synest det arbeidet som er gjort er svært grundig, og i ei ideell verd kunne ein ønske at rettleiaren hadde vore ferdig alt i 2015 – slik at eg sjølv kunne hatt ein rettleiar i arbeidet vi nå står midt i her i Sandefjord. Det vil vere eit svært nyttig hjelpemiddel for kommunane som nå startar opp sitt kommunesamanslåingsarbeid, seier Pettersen. Stokke kommune skal saman med Sandefjord og Andebu kommunar skal slå seg saman til å bli ”nye Sandefjord kommune”. I denne prosessen er Pettersen delprosjektleiar for "Sikre dokumentforvaltningen i nye Sandefjord".

Arkivleiar Jan Husebø i Vindafjord kommune leia samanslåingsprosessen mellom Ølen og Vindafjord i 2006:

– Kommunesamanslåing er krevande for arkivet, men det er også ei moglegheit for å rydde opp og koma betre ut enn om ein fortset åleine. Det er fullt mogleg å gjennomføre ein god prosess og få eit kvalitativt godt resultat. Vi opplevde det positivt å få bruka så mykje tid i samanslåingsprosessen til å gjennomgå arkivsituasjonen vår og finna fram til nye løysingar og meiner vi kom styrka ut som arkivinstans. I vår samanslåingsprosess var det svært lite verktøy tilgjengeleg for å hjelpa oss i prosessen og vi måtte ”finna opp hjulet” sjølv. Situasjonen i dag er langt betre, og rettleiarmaterialet som no er tilgjengeleg vil kunna hjelpa kommunane mykje raskare inn i ein god prosess. Sjå difor på kommunesamanslåing som ein positiv mulighet for arkivet på veg mot større profesjonalitet, seier Husebø.

Kan brukast av alle kommunar og fylke

Prosjektleiar for SAMDOK sitt arbeid med kommunereforma, Anna Malmø-Lund i Riksarkivet, fortel at sjølv om rettleiinga er utarbeida med utgangspunkt i kommunereforma, kan ho også brukast i samband med regionsreforma, då arkivregelverket er det same for kommunar og fylkeskommunar.

Kommunar som ikkje skal slå seg saman kan og ha stor nytte av rettleiaren:

– Rettleiinga er eit godt verktøy for alle kommunar. Her får du tips og råd om etablering av ny arkivteneste, til dømes frå desentralisert til sentralisert, om avslutting av fagsystem og etablering av nye, og om korleis du går fram når du skal digitalisere sakshandsaminga, for å nemne nokre få døme.

I tillegg til rettleiar kjem det også opplæringspakkar med video og foilsett, retta mot arkivleiarar, rådmenn, prosjektleiarar og andre som kan ha nytte av dette. Alt dette blir lagt ut på Arkivverkets nettsider om kommunereforma etterkvart.

SAMDOK er eit samarbeidsprosjekt i regi av Riksarkivaren for å sikre samfunnsdokumentasjon frå kommunal, statleg og privat sektor. For meir informasjon om utarbeiding av rettleiinga, sjå samarbeidspartnarar.