Faktabokser


Her finner du forklaring på ulike begreper vi bruker i veiledningen.

 

Hva er ARKIVANSVAR?
Arkivloven § 6 slår fast at offentlige organer plikter å ha arkiv. Arkivene skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.
I dag skaper offentlige organer arkiv på nye og ulike plattformer; saksbehandlingssystemer, fagsystemer, registre med mer. Arkivansvaret innebærer en plikt til å sørge for at alt organet har av arkivmateriale blir håndtert på en slik måte at det blir sikret som informasjonskilde mens kommunen bruker arkivene og etter overføring til arkivdepot. Det innebærer også at de som skal utføre det daglige arkivarbeidet i virksomheten må få de nødvendige fullmakter til å gjennomføre dette i praksis. Kommunen må legge til rette for å ivareta arkivpliktene allerede i utforming og innkjøp av IKT-system som blir brukt til arkivpliktig informasjon. Det er ikke tilstrekkelig å anskaffe et sakarkivsystem og etablere en arkivtjeneste for at intensjonen i arkivloven § 6 skal være oppfylt.
tomrom
I kommuner og fylkeskommuner er arkivansvaret en del av ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommuneloven § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommuneloven § 20. Den enkelte kommune og fylkeskommune kan fastsette hvilke institusjoner og enheter som skal ha egne arkiver. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfatter også arkiv som er avleverte til arkivdepot.
tomrom
Et offentlig organ har det overordnede arkivansvaret for offentlige utvalg som organet har nedsatt.

 

Hva er en ARKIVPLAN?
Offentlige organ skal i henhold til arkivforskriftens § 2-2 til en hver tid skal ha en oppdatert samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i organet.
tomrom
Arkivplanen er et viktig redskap når kommunens og fylkeskommunen skal forvalte og utøve internkontroll med egen dokumentasjon. Den skal dokumentere organiseringen av arkivfunksjonen/arkivtjenesten, herunder hvor oppgaven med å koordinere det arkivfaglige arbeidet i kommunen/fylkeskommunen er plassert, og inneholde alle delegeringsfullmakter på arkivområdet.
tomrom
Arkivplanen bør inneholde rutiner for dokumentfangst (arkivering), journalføring og innsyn samt kvalitetssikring, oppbevaring og sikring av arkivene. Den bør også inkludere klassifikasjonssystemer (arkivnøkler) som kommunen/fylkeskommunen benytter.
Arkivplanen skal inneholde en samlet oversikt over virksomhetens arkiver, for eksempel i form av en systemoversikt som viser hvilke systemer som inneholder arkivdokumenter og hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i. Arkivplanen bør også inneholde en bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for implementering (vedlikehold, uttrekk og sletting).
tomrom
I og med at kommunen og fylkeskommunen har ansvaret for egne arkiver i hele arkivets livsløp, bør arkivplanen også inneholde strategier for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av bevaringsverdige arkiv, f.eks beskrivelse av valgte depotordning og hvilke avtaler og rutiner som regulerer avlevering, bruk og tilbakelån av arkivmateriale.
tomrom
Mange kommuner benytter verktøyet Arkivplan.no i arbeidet med arkivplan.

 

Hva er en BEVARINGS- OG KASSASJONSPLAN?
En bevarings- og kassasjonsplan er en oversikt som viser hvilke arkiv eller arkivmateriale som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres. Kassasjon innebærer at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet/destruert på forsvarlig måte. Bevaring innebærer at arkivmateriale blir tatt vare på for ettertiden og bevart i et arkivdepot.
tomrom
Offentlige organ skal i henhold til arkivforskriften § 3-21 utarbeide kassasjonsregler for arkivmateriale som ikke reguleres av bestemmelsene om arkivbegrensning i § 3-19 eller bevaringspåbudene i § 3-21. I dag brukes vanligvis betegnelsen bevarings- og kassasjonsregler eller bevarings- og kassasjonsplan.
tomrom
Riksarkivaren utarbeider generelle kassasjonsregler for kommuner jf. § 3-21. Nye regler trådte i kraft 01.02.14. De utgjør kapittel IV i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift). Bestemmelsene angir hva som minimum må bevares for ettertiden av kommunens arkiver av historiske og forskningsmessige hensyn eller fordi de dokumenterer svært langvarige rettigheter. Fordi bestemmelsene er minimumsbestemmelser er kommunen pålagt å vurdere merbevaring, dvs. vurdere om mer materiale skal bevares enn det som er angitt i Riksarkivarens bestemmelser.
tomrom
Kommunen er også pålagt å fastsette kassasjonsfrister og nedfelle dem skriftlig. Kassasjonsfristene angir hvor lenge materiale som kommunen har vedtatt å kassere minimum skal oppbevares før det slettes eller destrueres.
tomromFor å implementere reglene i den enkelte kommune, anbefaler vi at kommunen utarbeider en bevarings- og kassasjonsplan som gir en oversikt over hva som skal overføres til depot og hva som kan slettes/destrueres i den enkelte kommune, samt tidspunkt for sletting/destruering. Bk-planen kan enten være et selvstendig dokument vedlagt arkivplanen eller en del av arkivplanen.

 

Hva er DIGITALT DEPOT?
I et digitalt depot bevares og tilgjengeliggjøres bevaringsverdige digitale arkiver. Det finnes ingen klar definisjon i norsk lovverk som sier hva et digitalt depot er eller hvordan det skal organiseres, men OAIS-modellen gir et godt innblikk i hvilke oppgaver som et digitalt depot normalt har.
tomrom
Tjenestene et digitalt depot kan tilby sine brukere vil i stor grad være avhengig av kvaliteten på materialet som blir innlevert. Det er viktig at kommuner gjør en god og grundig jobb i forbindelse med avslutning og uttrekk av systemer som inneholder bevaringsverdige opplysninger. På samme måte som en depotinstitusjon for papirarkiv vil ha utfordringer knyttet til innsyn av uordnet materiale, vil også en depotinstitusjon for digitale arkiv få samme type utfordringer dersom materialet enten er mangelfullt eller ikke holder en god nok teknisk kvalitet.

 

Hva er et KOMMUNALT ARKIVDEPOT?
Et arkivdepot er et sted der eldre arkiv, som ikke lenger er i bruk for administrative formål, blir bevart og gjort tilgjengelig for bruk. Et kommunalt arkivdepot er et arkivdepot for kommunale og fylkeskommunale arkiv.

 

Hva er et NOARK-UTTREKK?
Et Noark-uttrekk fra et veldig enkelt registreringssystem vil av den grunn inneholde langt mindre opplysninger enn et Noark-uttrekk fra et spesialisert fagsystem. Det er også viktig å merke seg at et Noark uttrekk ikke nødvendigvis inneholder alle opplysninger i et system. Til tross for at et system er godkjent i henhold til Noark-standarden, betyr dette altså ikke at standarden definerer hvilke bevaringsverdige opplysninger uttrekket nødvendigvis skal inneholde. Noark-standarden fordrer altså at man har definert arkivstrukturen for dokumentasjonen i systemet før systemet tas i bruk.
tomrom
tomromEn arkivstruktur defineres ved å gjøre rede for struktur og innhold for materialet. Strukturen gjør rede for hvordan informasjonen er strukturert, altså om man skal ha mapper og registreringer samt hvordan disse henger sammen. Strukturen må gjenspeile de ulike nivåene man har behov for i systemet. Er eksempelvis arkivdel nivå nødvendig, eller er dette et system som kun benyttes av en autonom enhet til et spesifikt område? Innholdet på den andre siden skal si noe om innholdet på hvert nivå i strukturen. Hvilke elementer inneholder en mappe eller en registrering? Det å definere en arkivstruktur for et Noark-5 system kan på mange måter sees på som en bevaringsvurdering av innholdet i systemet. Det er denne arkivstrukturen som danner grunnlaget for innholdet i et uttrekk. I tilfeller hvor dette ikke har blitt gjort i forkant av innkjøp, må dette istedenfor gjøres i etterkant når systemet skal avsluttes.
tomrom
Det er likevel ikke slik at man står fritt frem til å velge alt dette selv. Noark 5-standarden presenterer et minimumskrav når det gjelder arkivstruktur. Både for den overordnede strukturen, men også for innholdet på hvert nivå eksisterer det et minimumsnivå. Dette minimumsnivået blir ofte omtalt som basis Noark 5 arkivstruktur. Disse basiselementene bygges da ut etter behov. Noark 5-standarden presenterer også noen ferdige elementer, som eksempelvis saksmappe og møtemappe. En saksmappe benyttes i systemer som benytter journal og en møtemappe benyttes i systemer som inneholder politisk utvalgsbehandling.
En del fagsystemer er også godkjente i henhold til Noark 5-standarden. Gode eksempler her er fagsystemer innenfor sosiale tjenester i en kommune. Disse inneholder ofte både journal samt en form for objektserie, eksempelvis sosial- eller barnevernsmappe. For disse mappetypene er det viktig å merke seg at Noark 5-standarden ikke klart definerer et sett med bevaringsverdige opplysninger som skal med i uttrekket. Her legger standarden istedenfor opp til at det gjennomføres en grundig bevaringsvurdering av prosessene fagsystemet inngår i, og at man selv med utgangspunkt i basismappen definerer et Noark 5-uttrekk som fanger opp samtlige bevaringsverdige opplysninger fra objektserien. Dersom man ikke gjennomfører denne bevaringsvurderingen og stiller krav til hvilke opplysninger uttrekket skal inneholde, vil man i de fleste tilfeller kun få ut såkalt basismappe og basisregistrering.
tomrom
Et av kravene for å få et system godkjent i henhold til Noark-standard er at det skal være mulig å lage uttrekk som følger standarden, altså et Noark-uttrekk. Dersom systemet er godkjent etter Noark-standard betyr det altså at leverandør har stadfestet at dette skal være mulig. Det er også verdt å merke seg at man bør skille mellom hvem som genererer uttrekket og hvem som tester det i etterkant. Dette er et særlig viktig prinsipp i tilfeller hvor arkivet er elektronisk.

 

Hva er PROVENIENSPRINSIPPET?
Proveniens betyr «herkomst, opphav, avstamning». Det benyttes innen mange fagområder, blant annet innen botanikk, arkeologi, kunsthistorie og arkivteori. Proveniensprinsippet som et begrep innen arkivfaget ble etablert på 1800-tallet. Kjernen i proveniensprinsippet er at hvert arkiv skal behandles som en avsluttet enhet, og ikke blandes med andre arkiv. Det er viktig å beholde og dokumentere konteksten (eller sammenhengen) som arkivdokumenter oppstår i. Dette bidrar til å bevare arkivdokumentenes verdi som rettsdokumenter og historiske kilder. Arkivets indre orden skal respekteres i hele arkivets livsløp, og ikke endres når arkivene avsluttes. For mer informasjon se omtalen av proveniens på Arkivverkets hjemmesider.
tomrom
Opprettholdelsen av den opprinnelige orden i arkivet er først og fremst viktig i forbindelse med gjenfinning og gjenbruk av materialet. Men proveniensprinsippet har også betydning for etableringen av arkiver i den nye kommunen. Arkivene gjenspeiler på mange måter den organisatoriske strukturen i en kommune. Det er derfor viktig med periodeskille ved overgangen til ny kommune. Dersom arkivene fra de gamle kommunene videreføres i ny kommune, vil den nye kommunen også arve feil og dårlige løsninger fra de gamle kommunene.. Et skarpt skille krever mye ressurser i overgangsfasen, men det viser seg erfaringsmessig at arkivtjenesten og kommunen for øvrig opplever langt færre utfordringer i etterkant.

 

Hva er et TABELLUTTREKK?
Et tabelluttrekk er i Riksarkivarens forskrift § 8-2 definert som «datauttrekk fra databasetabeller, eventuelt andre uttrekk bestående av strukturerte data som kan presenteres i tabellform». For tabelluttrekk eksisterer det ingen krav til struktur eller minimumsinnhold. Arkivskaper definerer selv hva som skal inngå i uttrekket med utgangspunkt i gjeldende bevarings- og kassasjonsbestemmelser og kommunens egne dokumentasjonsbehov, noe som gjør tabelluttrekk som metode for bevaring svært anvendbar. Jfr. Riksarkivarens forskrift kap. VIII krever tabelluttrekkene på sin side langt mer dokumentasjon enn et Noark-5 uttrekk, og er ikke enklere eller mindre ressurskrevende å gjennomføre enn et Noark-5 uttrekk.
tomrom
På samme måte som for et Noark-5 uttrekk må også kommunen ved bruk av tabelluttrekk undersøke hvilke bevaringsverdige opplysninger systemet inneholder, og sørge for at disse hentes ut når man genererer et ordinært tabelluttrekk.
tomrom
For systemer som inneholder elektroniske saksdokumenter uten Noark-5 godkjenning vil tabelluttrekk være et fornuftig valg. Tabelluttrekk bør også vurderes for systemer hvor saksdokumentene allerede er skrevet ut på papir, men hvor man mistenker at systemet kan inneholde bevaringsverdige opplysninger som ikke er kommet med i utskriften. Det samme gjelder fagsystemer hvor Noark-uttrekket ikke inkluderer alle bevaringsverdige opplysninger.
tomrom
Som med Noark uttrekk bør også leverandør bistå kommuner med tabelluttrekk fra fagsystemer, enten ved at leverandøren gjennomfører jobben eller ved at jobben settes ut til en tredjepart. Til tross for at det ikke foreligger krav om uttrekksfunksjonalitet for fagsystemer uten Noark godkjenning, foreligger det likevel krav om at det skal være mulig å genere uttrekk fra systemer dersom saksdokumenter har blitt ført elektronisk i systemet jfr. Riksarkivarens forskrift kap. IX § 2-4. Som ved Noark-uttrekk er det viktig at man bør skille mellom hvem som genererer uttrekket og hvem som tester det i etterkant.

 

Hva er UTTREKK?
Med uttrekk menes at man henter ut bevaringsverdige opplysninger fra et elektronisk system, og gjør de på så måte uavhengig av det opprinnelige systemet opplysningene ble skapt i. På samme måte som man skiller mellom produksjons- og arkivformat for enkeltdokumenter, kan man si at et uttrekk er arkivformatet for et helt elektronisk system eller en logisk samling opplysninger. Årsaken er at det er svært utfordrende å bevare digitalt materiale i et produksjonssystem over flere tiår.
tomrom
tomromNår opplysningene gjøres uavhengig av opprinnelig system, betyr det samtidig at opplysningene ikke lengre er tilgjengelig for søk og oppslag. Et uttrekk har kun et formål, nemlig å sørge for at bevaringsverdige opplysninger fra systemet blir bevart og at all autentisitet og integritet knyttet til disse opplysningene er ivaretatt. Den dagen opplysningene skal gjenbrukes, fordrer altså dette at man enten importerer uttrekket inn i et produksjonssystem eller at man bygger opp en helt ny innsynsløsning basert på uttrekket.
I Norge opererer vi hovedsakelig med to type uttrekk. Den ene typen er uttrekk etter Noark standard og benyttes for systemer som er godkjente i henhold til Noark standard. For systemer som ikke følger Noark standarden skal såkalte tabell uttrekk benyttes. For både Noark- så vel som tabelluttrekk gjelder det at to uttrekk ikke nødvendigvis behøver å være like. Hva et uttrekk inneholder henger ene og alene sammen med hvilke bevaringsverdige opplysninger opprinnelig system produserer.