Forberedt på kommunereformen?

En kommunesammenslåing får store konsekvenser for arkivene. Arkiv fra nåværende kommuner skal avsluttes og avleveres til depot – arkiv og arkivfunksjon skal etableres i ny kommune.

Alle kommunale oppgaver skaper arkiv. Kommunalt arkivmateriale kan være alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer. Kommunene er selv ansvarlig for at arkiv og dokumentasjon blir håndtert på rett måte. Det er viktig at arkivperspektivet er med når sammenslåing planlegges og gjennomføres, og at de nødvendige tiltakene igangsettes på riktig tidspunkt for å sikre seg mot dokumentasjonstap og legge til rette for effektiv forvaltning i ny kommune. I denne veiledningen gir vi informasjon om hva du som arkivleder kan, bør og må gjøre i de ulike fasene.

Vi har valgt å bruke skolearkiver som gjennomgående case i veilederen. Den fiktive arkivlederen Maja Kaspersen fra Storvik kommune går igjen i alle eksemplene. Gjennom eksemplene ønsker vi på en kortfattet måte å konkretisere det arbeidet som må gjøres ved kommunesammenslåinger.

 

 

FASE I – Hva kan arkivleder gjøre før vedtak?

Sammenslåingsfasen blir hektisk, men det er mye du som arkivleder kan gjøre før lokalt vedtak fattes. Det viktigste er å sørge for at du har all informasjonen som er nødvendig for å planlegge prosessen frem mot sammenslåing. Dette skriver vi om under Skaffe seg oversikt. I tillegg kan det allerede nå være lurt å starte arbeidet med å skaffe ressurser og forankring for arbeidet som må gjøres i sammenslåingsfasen. Vi har også laget en oversikt over konkrete tiltak som kan gjennomføres eller startes opp før vedtak foreligger. Dette er oppgaver som det er en fordel å få gjort uansett om det blir en sammenslåing eller ikke.

→ Eksempel fra fase I 

 

 

FASE II – Hva må gjøres etter at  vedtak er fattet?

I sammenslåingsfasen vil hovedfokuset være på planlegging av arkiver og arkivfunksjon i ny kommune, men det er også mange oppgaver knyttet til håndtering av eksisterende arkiver i gamle kommuner. I tillegg må arkivene som skapes av prosjekt Ny kommune (interimkommunen) håndteres korrekt.  Veilederen vil ta deg gjennom oppgavene og gi råd og tips (best practice) som kan lette arbeidet. Planlegging, prioritering, samarbeid, ressurser og forankring er viktige stikkord for denne fasen.

Vi anbefaler at det arkivfaglige arbeidet i sammenslåingsfasen organiseres med to perspektiver. Det ene er en overordnet tilnærming til dokumentasjonsforvaltning i ny kommunen. Det andre er de konkrete arkivfaglige oppgavene knyttet avslutning av eksisterende arkiver, opprettelse av nye arkiver, organisering av arkivarbeidet i ny kommune og etablering av nye rutiner.

Arbeidet må være forankret i fellesnemnda eller tilsvarende organisering som skal arbeide frem kommunesammenslåingen. Det er viktig at det settes av ressurser til oppgaver som det ikke er tid til å gjennomføre i sammenslåingsfasen, som f.eks ordning av papirarkiver eller uttrekk fra fagsystemer.

→ Eksempel fra fase II 

 

 

FASE III – Hva bør gjøres i ny kommune?

I fase II var fokuset naturlig nok å få på plass arkivtjeneste og arkiver i ny kommune. Felles rutiner for arkivarbeidet, arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan skulle også utarbeides.  I tillegg skulle eksisterende arkiver i de gamle kommunene avsluttes. Det er antagelig oppgaver som ble nedprioritert eller bortprioritert i sammenslåingsfasen. Etter sammenslåingen er det derfor viktig å evaluere det arkivfaglige arbeidet som ble gjort i fase II. Er det oppgaver som gjenstår eller spesielle områder det må jobbes mer med? Det kan være lurt å lage en tidsplan for arbeid som gjenstår. Arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan må også oppdateres.

Når den nye kommunen har satt seg, er det lurt å evaluere den nye arkivfunksjonen og organiseringen av arkivarbeidet. Hva fungerer og hva må endres? Det er også viktig å se på de arkivfaglige valgene som ble tatt ved etableringen av nye arkiver.  I denne fasen er det også viktig å løfte blikket litt og oppdatere langsiktige planer og strategier for arkivarbeidet i den nye kommunen.

→ Eksempel fra fase III 

Start veilederen