Eksempel fase I

Kartlegging av skolearkiver

Maja Kaspersen var arkivleder i en mindre kommune, som ble sammenslått med to andre kommuner til Storvik kommune. Hun forteller hvordan de fikk oversikt over arkivene innenfor skolesektoren gjennom kartlegging i sin kommune.

Vi opprettet ei arbeidsgruppe med deltakere fra arkivtjenestene i de 3 kommunene. Først bestemte vi oss for å få en oversikt over arkivene gjennom en kartlegging: Vi måtte vite hva vi hadde! Vi gjorde det samme i alle de 3 gamle kommunene. Vi forsto raskt at vi måtte knytte til oss fagpersoner innenfor undervisning: skolekontor, skoleledelse og lærere. PP-tjenesten, som var felles for Storvik og nabokommunen, ble også kartlagt samtidig. Vi hadde også tett dialog med vårt IKA.
For å få en oversikt sendte vi først ut et kartleggingsskjema til alle enheter. Som en ekstra sikkerhet, for å forsikre oss at alle fagsystemer var fanget opp, fikk vi en oversikt fra IT-avdelingene over lisenser for it-systemene.
Vi forsøkte å bevisstgjøre fagmiljøene at denne kartleggingen var viktig, fordi den la grunnlag for å sikre den dokumentasjonen som fantes ulike steder i kommunen. Den ville også kunne være med på å bidra til at fremtidige løsninger ble forbedret. Vi forklarte at vi gjennom arkivregelverket var pålagt å bevare visse typer dokumentasjon, men presiserte at de også måtte vurdere om de trengte ytterlige dokumentasjon tilgjengelig i ny kommune. Vi fulgte opp enhetene tett i dette arbeidet, og deltok i kartleggingen.
Vi tenkte at vi selv hadde best oversikt for å beskrive hva som finnes innen dette fagfeltet i sakarkivsystemet. Vi utarbeidet også en kort oversikt over hva vi allerede hadde i bortsettingsarkivet og deponert hos IKA.
Kartleggingen oppsummerte vi kort i en tabell:
KARTLEGGING SKOLE
KARTLAGT ARKIVMATERIALE  (ansvar for)
Arkivtjenesten
Elektroniske elevmapper i egen arkivdel fra 1.6.2012
Administrative saker knyttet til skole i arkivdel sakarkiv
Skolekontoret
Administrative saker knyttet til skole i arkivdel sakarkiv
Læringsplattform (ansvarlig)
PP- tjenesten
(felles for Storvik og Skogen)
Bruker fagsystem, skriver ut alle dokumenter. Vi har et dagligarkiv og fjernarkiv i egne lokaler, fordelt etter kommune, deretter skole og barn.
Vik skole
Elevmapper i sakarkiv, elektronisk fra 1.6.2012. Vi har også har egne elevmapper på papir etter 1.6.2012.
Rektor bruker sakarkivsystem i generelle saker
Bruker læringsplattform for samhandling skole/lærer med elev og foresatte
Bruker skoleadministrativt system for søknader SFO, fravær, fordeling av timer med mer. Det er integrasjon mellom dette systemet og sakarkivsystemet, og all bevaringsverdig dokumentasjon skal i utgangspunktet håndteres gjennom integrasjon og bevaring i sakarkivsystemet.
Vi har et filområde på skolens server (H), der vil lager dokumenter vi arbeider med
Papir: Postjournaler, ca 10 protokoller, Diverse møtebøker, 5 protokoller, Eldre sakarkiv, 12 skuffer
Bjørk barne- og ungdomsskole
Elevmapper i sakarkiv, elektronisk fra 1.6.2012.
Skoleledelsen bruker sakarkivsystem for generelle saker.
Bruker læringsplattform for samhandling skole/lærer med elev og foresatte.
Bruker skoleadministrativt system som Vik skole.
Papir: Elevmapper papir for perioden 2003 til i 1.6.2012. 12 permer med diverse skriv som ranselpost, interne møter og annet.
Eldre og avsluttede arkiv
Bortsettingsarkiv (rådhuset): Her står elevmapper fra 1991-2002, samt noe eldre materiale fra skolene og materiale fra den nedlagte skolen Borg. Dette er ikke ordnet og listeført: 8 hyllemeter
Depot (IKA): Skolearkiv eldre enn 1990 er deponert. Dette er ordnet og listeført: 12 hyllemeter
På bakgrunn av kartleggingen la vi planer for hvordan vi skulle sikre at dokumentasjon ble bevart på lang sikt, og tilgjengelig for ny kommunen fra første dag.

Gå til veileder del II

Til veileder hovedside