Kartlegging av skolearkiver
Maja Kaspersen var arkivleder i en mindre kommune, som ble sammenslått med to andre kommuner til Storvik kommune. Hun forteller hvordan de fikk oversikt over arkivene innenfor skolesektoren gjennom kartlegging i sin kommune.
Vi opprettet ei arbeidsgruppe med deltakere fra arkivtjenestene i de 3 kommunene. Først bestemte vi oss for å få en oversikt over arkivene gjennom en kartlegging: Vi måtte vite hva vi hadde! Vi gjorde det samme i alle de 3 gamle kommunene. Vi forsto raskt at vi måtte knytte til oss fagpersoner innenfor undervisning: skolekontor, skoleledelse og lærere. PP-tjenesten, som var felles for Storvik og nabokommunen, ble også kartlagt samtidig. Vi hadde også tett dialog med vårt IKA.
For å få en oversikt sendte vi først ut et kartleggingsskjema til alle enheter. Som en ekstra sikkerhet, for å forsikre oss at alle fagsystemer var fanget opp, fikk vi en oversikt fra IT-avdelingene over lisenser for it-systemene.
Vi forsøkte å bevisstgjøre fagmiljøene at denne kartleggingen var viktig, fordi den la grunnlag for å sikre den dokumentasjonen som fantes ulike steder i kommunen. Den ville også kunne være med på å bidra til at fremtidige løsninger ble forbedret. Vi forklarte at vi gjennom arkivregelverket var pålagt å bevare visse typer dokumentasjon, men presiserte at de også måtte vurdere om de trengte ytterlige dokumentasjon tilgjengelig i ny kommune. Vi fulgte opp enhetene tett i dette arbeidet, og deltok i kartleggingen.
Vi tenkte at vi selv hadde best oversikt for å beskrive hva som finnes innen dette fagfeltet i sakarkivsystemet. Vi utarbeidet også en kort oversikt over hva vi allerede hadde i bortsettingsarkivet og deponert hos IKA.
Kartleggingen oppsummerte vi kort i en tabell:
KARTLEGGING SKOLE |
KARTLAGT ARKIVMATERIALE (ansvar for) |
Arkivtjenesten |
Elektroniske elevmapper i egen arkivdel fra 1.6.2012Administrative saker knyttet til skole i arkivdel sakarkiv |
Skolekontoret |
Administrative saker knyttet til skole i arkivdel sakarkivLæringsplattform (ansvarlig) |
PP- tjenesten
|
Bruker fagsystem, skriver ut alle dokumenter. Vi har et dagligarkiv og fjernarkiv i egne lokaler, fordelt etter kommune, deretter skole og barn. |
Vik skole |
Elevmapper i sakarkiv, elektronisk fra 1.6.2012. Vi har også har egne elevmapper på papir etter 1.6.2012.Rektor bruker sakarkivsystem i generelle sakerBruker læringsplattform for samhandling skole/lærer med elev og foresatteBruker skoleadministrativt system for søknader SFO, fravær, fordeling av timer med mer. Det er integrasjon mellom dette systemet og sakarkivsystemet, og all bevaringsverdig dokumentasjon skal i utgangspunktet håndteres gjennom integrasjon og bevaring i sakarkivsystemet.Vi har et filområde på skolens server (H), der vil lager dokumenter vi arbeider medPapir: Postjournaler, ca 10 protokoller, Diverse møtebøker, 5 protokoller, Eldre sakarkiv, 12 skuffer |
Bjørk barne- og ungdomsskole |
Elevmapper i sakarkiv, elektronisk fra 1.6.2012.Skoleledelsen bruker sakarkivsystem for generelle saker.Bruker læringsplattform for samhandling skole/lærer med elev og foresatte.Bruker skoleadministrativt system som Vik skole.Papir: Elevmapper papir for perioden 2003 til i 1.6.2012. 12 permer med diverse skriv som ranselpost, interne møter og annet. |
Eldre og avsluttede arkiv |
Bortsettingsarkiv (rådhuset): Her står elevmapper fra 1991-2002, samt noe eldre materiale fra skolene og materiale fra den nedlagte skolen Borg. Dette er ikke ordnet og listeført: 8 hyllemeterDepot (IKA): Skolearkiv eldre enn 1990 er deponert. Dette er ordnet og listeført: 12 hyllemeter |