Eksempel fase II

Hvordan håndterte vi de avsluttede arkivene fra Vik kommune?

Maja Kaspersen forteller:

Vi la en plan for å ivareta to overordnede hensyn:
  1. Den nye kommunen, Storvik, hadde fra første dag etter sammenslåingen behov for daglig tilgang til dokumentasjonen fra de gamle kommunene.
  2. Alt bevaringsverdig materiale fra de gamle kommunene skulle deponeres og bevares adskilt fra alt som ble skapt i den nye kommunen.

 

ENHET
TILTAK
Arkivtjenesten
Elevmapper: Etter sammenslåingen skulle vi selvsagt ha et sakarkivsystem. Dette lå sterke føringer for hvordan vi håndterte dokumentasjonen i systemene som skulle avsluttes. En forutsetning for at vi skulle få avslutta arkivene var at det i forkant var gjort et arbeid med å komme à jour med kvalitetssikring og avslutning av saker. Vi måtte være forberedt på det skarpe skillet som skulle komme. Skarpt skille betyr i praksis at elevene som gikk på skolen både før og etter kommunesammenslåingen fikk to elektroniske elevmapper.
De elektroniske elevmappene fra tidligere Vik kommune ble langtidslagret i uttrekket som ble gjort fra sakarkivsystemet. For å ha enkel tilgang til informasjonen i ny kommune, la vi inn de avsluttede elevmappene fra de tre gamle kommunene som tre historiske arkivdeler.
Siden vi var tilknyttet et interkommunalt arkiv, hjalp it-arkivar og leverandører av systemene oss i forbindelse med avslutning, uttrekk og testing.
Administrative arkiv: De administrative sakene i Vik kommune strakk seg litt lengre tilbake i tid enn elevmappene. Siden hele sakarkivet ble langtidslagret i uttrekket, ble vi enige om å gjøre hele kommunens sakarkiv tilgjengelig i sin helhet, 8 år tilbake i tid i egen historisk arkivdel. Nye dokumenter i ny kommune som egentlig hørte til gamle saker i de gamle kommunene, ble gitt referanse til sak i de historiske arkivdelene.
Skolekontoret
Læringsplattform: I utgangspunktet mente vi at det ikke var nødvendig å bevare noe fra læringsplattformen. Etter en kartlegging av informasjonen i systemet, viste det seg at noe av fraværsføringen i en av kommunene kun fantes her. Det fantes dermed bevaringsverdig og unik dokumentasjonen i systemet. Det var ikke skrevet ut eller overført noe til andre systemer. Om vi faset ut systemet i etterkant av kommunesammenslåingen, uten å gjøre noe, gikk dokumentasjonen tapt.
Fra læringsplattformen ble det dermed gjort et uttrekk, som ble testet og etter noen runder med feilrettinger, deponert hos IKA. Vi er avhengige av at det på relativt kort sikt skal det lages en løsning for innsyn i deponert materiale, for enkelt å gjøre oppslag. Det har IKA sagt at de skal utarbeid for sine kommuner (for alle systemer -). 
Skoleadministrativt system: Kommunen brukte skoleadministrativt system for søknader SFO, fravær, fordeling av timer og mye annet. Det var integrasjon mellom dette systemet og sakarkivsystemet, og all bevaringsverdig dokumentasjon skulle i utgangspunktet håndteres gjennom integrasjon og bevaring i sakarkivsystemet. Vi gjorde en nøye kartlegging og vurdering av dette, og konkluderte med at det som vi vurderte som bevaringsverdig, faktisk var overført til sakarkivsystemet. Vi vurderte det ikke nødvendig å gjøre et uttrekk fra fagsystemet.
PPT
Papirarkiv (utskrifter fra fagsystem): Etter diskusjonen med PPT, som ble etablert felles i ny kommune, ble papirarkivet fra den nedlagte interkommunale pp-tjenesten for Vik og Skogen overført til ny PPT i Storvik kommune. De hadde behov for å kunne gjøre oppslag i materialet, slik at disse arkivene ble avsluttet, ordnet og overført til lokalene til den nye enheten da den ble etablert. 
Jeg som arkivleder presiserte at de ikke skulle legge til dokumenter i det overførte materialet. Den nye løsningen i Storvik PPT var digital og det var dermed ikke nødvendig å skrive ut saksdokumenter fra systemet. 
Fagsystem: Selv om det var skrevet ut dokumenter og rapporter fra systemet vi skulle fase ut, viste vår kartlegging at det ikke var tilstrekkelig å bevare bare papirmappene. I fagsystemet var det i tillegg både opplysninger som var skrevet inn under saksbehandlingen, og logger, som ikke kunne skrives ut. Vi konkluderte dermed at dette måtte bevares elektronisk. PPT-systemet ble dermed håndtert på samme måte som beskrevet for læringsplattformen over.
Jeg må si at dette arbeidet gikk relativt greit for Vik kommune, men at det var mer ressurskrevende for Skogen kommunene. Denne kommunen hadde ikke en oppdatert arkivplan da arbeidet med sammenslåingen startet, slik at her brukte vi mye mer tid på å kartlegge sammenhenger, finne rutiner etc. Vi fikk her i praksis erfare viktigheten av å ha en arkivplan (eller mangelen på sådan).
Vik skole og Bjørk ungdomsskole
Sakarkiv og elevarkiv ble håndtert som beskrevet over. Elevmappene på papir ble også deponert, se om håndtering av eldre og avslutta arkiv.
Læringsplattform håndtert som beskrevet over.
Skoleadministrativt system håndtert som beskrevet over
Filområde på server: Rektor og lærer på skolen hadde en praksis der de lagret dokumenter på en server, og vi var usikre på om noen av disse var bevaringsverdige. Jeg gikk gjennom filene med rektor, og i all hovedsak var dette arbeidsdokumenter som lærerne hadde lagret der. Det fantes noen dokumenter som skulle ha vært i elevmappene, og disse ble i etterkant da registrert og skannet inn på de aktuelle barnas elevmapper.
Papirarkiv håndtert som beskrevet under
Eldre og avsluttede arkiv
De eldre og avsluttede papirarkivene i kjelleren i rådhuset og på skolene gjorde vi en avtale med IKA om å overføre til deres lokaler.
Vi deponerte også elevmappene på papir fra Vik skole fra perioden da de egentlig hadde elektroniske elevmapper. Dette fordi kartleggingen viste oss at verken de elektroniske eller papirmappene var komplett på denne skolen for disse årene – vi konkluderte at vi måtte bevare begge. 
IKA hentet og ordnet arkivene for oss, som et betalt oppdrag. 

Gå til veileder del III

Til veileder hovedside