Papirarkiver – den praktiske ordningsjobben

Med ordning av arkiver menes prosessen arkivmaterialet gjennomgår før det er klart for overføring til arkivdepot. De fleste kommunale depotinstitusjoner har utarbeidet konkrete retningslinjer for hvordan dette arbeidet skal gjøres, og du kan kontakte ditt depot for nærmere informasjon. Veiledningen nedenfor er basert på generelle bestemmelser.

Samle sammen alt arkivmaterialet

Start med å samle sammen alt materialet som hører til samme arkivskaper. Hank inn materiale som er utlånt til saksbehandlere, og sjekk om det finnes arkivmateriale i lagerrom, kjellere, loft eller i andre lokaler der det oppbevares arkiv. Husk også at arkivet ikke bare består av sakarkiv, journaler og møtereferater osv., men at for eksempel kart, tegninger, lyd, fotografier og film også kan være en del av arkivet.

Sortering av ulike arkivskapere

Når du ordner arkiv, må du følge proveniensprinsippet. Start derfor med å sortere materialet etter arkivskapere, slik at den ytre proveniensen opprettholdes. I de fleste kommuner har det gjennom tidene vært mange organer eller forvaltningsenheter som har produsert arkiv og som dermed er egne arkivskapere. Selv om de fleste nå har innført sentralarkiv, vil det som regel fortsatt være flere arkivskapende enheter.

Det er en stor fordel å skaffe seg mest mulig kunnskap om de ulike arkivskaperne. Hvilke år har arkivskaperen eksistert? Hvilke oppgaver har arkivskaper hatt? Har det vært navneskifter underveis? Har det vært foretatt større omorganiseringer? Det er viktig at alle slike opplysninger skrives ned i form av en kort administrasjonshistorie, og at denne følger med når arkivet overføres til depot. Dette er av vesentlig betydning for gjenfinningen og bruken av arkivmaterialet i ettertid. Benytt gjerne kompetansen erfarne saksbehandlere og andre nøkkelpersoner til å få dette på plass.

Ordning av de enkelte arkiver

Når de ulike arkivskaperne er definert og sortert, kan du starte selve ordningsarbeidet. Innen hver arkivskaper må de enkelte arkivserier skilles fra hverandre, slik at den indre proveniens ivaretas.

En arkivserie vil si en gruppering av dokumenter og registre ut fra funksjon, innhold, ordningsmåte, format eller medium. Eksempler på arkivserier er møtebøker, kopibøker, brevjournaler, sakarkiv, personalarkiv, elevmapper, pasientjournaler og regnskap, men også foto, kart og tegninger, så vel som egenproduserte trykksaker. Du skal sette opp de ulike arkivseriene innenfor hvert arkiv serie for serie. Rekkefølgen på seriene skal følge Allment arkivskjema.

Rensing, arkivbegrensning og kassasjon

fig002-fargeDet er ikke alt som ligger i det uordnede arkivet som skal bevares. Arkivmaterialet må renses for binders, plastomslag o.l. Likeledes må det foretas arkivbegrensning etter gjeldende regelverk, se se arkivforskriften § 14. Det vil si at arkivuverdig materiale som dubletter, kladdenotater, rundskriv og trykt materiale produsert av andre skal fjernes.

Kassasjon innebærer at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet/destruert på forsvarlig måte. Kassasjon kan kun skje etter gjeldende regler gitt av Riksarkivaren i kapittel VII Del I og III i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift). For mere informasjon om, se Utarbeid eller oppdater bevarings- og kassasjonsplan.

Dersom arkivmaterialet er skittent, muggent, fuktig eller skadet, kan det ikke overføres til depot i den tilstanden det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg må du kontakte ditt depot, eller statsarkivet i ditt distrikt, for nærmere informasjon. Materialet må imidlertid ikke kasseres med mindre slik tillatelse er innhentet fra Riksarkivaren!

Pakking

Arkivdokumenter i løsbladsform må legges i arkivmapper og deretter i arkivbokser. Arkivdokumenter som hører til samme sak, eller som er registrert med samme arkivkode samles i en mappe. Mappene merkes med innholdsbeskrivelse og tidsperiode (fra år – til år). Mappene legges deretter i arkivbokser som må merkes med arkivskapernavn, arkivserie og tidsperiode. Både mapper og bokser må være syrefrie.

Innbundne protokoller kan beholdes slik de er, evt. legges i arkivbokser dersom det er hensiktsmessig. Tidligere var det krav i arkivforskriften om innbinding av møtebøker etc. som er produsert i løsbladsform. I den reviderte forskriften fra 01.01.2018 er det ikke krav om innbinding. Kart og tegninger, som ofte har ukurante formater, må pakkes i spesialemballasje. Fotografier må legges i syrefrie konvolutter eller omslag.

For nærmere informasjon om mapper, bokser og annen emballasje, ta kontakt med ditt depot eller Arkivverket.

Listeføring

Det må det utarbeides lister med oversikt over materialet, dvs. avleveringslister, som skal følge med arkivmaterialet når det overføres til arkivdepot. Listene er viktige som gjenfinningsverktøy og er grunnlaget for de endelige arkivkatalogene som de fleste depotinstitusjoner nå publiserer på Arkivportalen.no.

I avleveringslisten føres hvert arkivstykke (hvert bind, hver arkiveske eller lignende) opp særskilt og gis fortløpende nummerering. Dersom en arkivboks inneholder flere mapper, angis innhold (teksten på mappen) og tidsperiode for hver mappe. Dersom arkivet inneholder klientmapper, elevmapper el., så skal ikke hele navnet føres på avleveringslisten, kun de første bokstavene. Det kan imidlertid være praktisk med en fullstendig navneliste som kan legges sammen med arkivserien (f.eks. i første boks).

Dersom et arkivstykke eller en arkivserie skal sperres for innsyn (klausuleres) er det viktig at du gjør en anmerkning om det i arkivlisten, samt hvilken lovhjemmel som ligger til grunn for klausuleringen og hvor lenge materialet er klausulert.

De fleste arkivinstitusjoner praktiserer avleveringslister i Excel etter en bestemt mal. Ta kontakt med ditt depot for nærmere informasjon. De fleste depotinstitusjoner krever også at avleveringslisten godkjennes før overføring kan skje.

Avlevering/ deponering til arkivdepot

Kontakt ditt depot for nærmere avtale om overføring av arkivmaterialet.

Til veiledning hovedside