Skaffe seg oversikt

minipil1Sørg for at du har all informasjonen som er nødvendig for å planlegge prosessen frem mot sammenslåing. På nettsiden kommunereformen.no finner du mye generell informasjon om reformen. Fylkesmennene har prosessansvar ovenfor kommunene, og har informasjon på sine sider om fremdriften i det enkelte fylke. Kartverket har laget en sjekkliste for kommunesammenslåing. KS har laget FoU-rapporten Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing med sjekkliste. Hvor langt er prosessen kommet i din egen kommune?

Arkivverket har lagt ut informasjon om arkiv og kommunereformen. Her vil du til en hver tid finne oppdatert informasjon. Bruk tiden til å sette deg inn i gjeldende arkivregelverk samt relevante veiledninger og kurstilbud utarbeidet av Arkivverket og kommunale arkivinstitusjoner.

Hva er status i din kommune?

Det viktigste du kan gjøre er å skaffe oversikt over status i din egen kommune. Her har vi utarbeidet en sjekkliste som kan være nyttig i den forbindelse.

Sjekkliste

1. Er kommunen tilknyttet en kommunal arkivinstitusjon?
Ja: Ta kontakt med eget interkommunalt arkiv (IKA), byarkiv eller fylkesarkiv og undersøk hvilke tjenester de leverer.
Nei: Undersøk om kommunen selv har kompetanse og ressurser til å håndtere arkivene i en sammenslåing.

2. Har kommunen en ordning for langtidsbevaring av papirarkiv og digitale arkiv eller er det inngått en avtale med en kommunal arkivinstitusjon om dette?
Ja: Ta kontakt med eget IKA, byarkiv eller fylkesarkiv eller annen depotordning og undersøk hvilken kapasitet de har.
Nei: Dette må på plass nå! Undersøk hvilke muligheter din egen kommune har for å håndtere langtidsbevaring av papirarkiv og digitale arkiv.

3. Har kommunen en arkivplan og er den oppdatert?
Ja: Sjekk om den omfatter alle typer arkiv. Kommunalt arkivmateriale kan være alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser (fagsystemer), nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer. Arkivplanen må derfor omfatte all dokumentasjon som kommunen skaper som ledd i sin virksomhet, uavhengig av medium. Arkivplanen skal også omfatte alle arkiver uavhengig av tjenestested.
Nei: Sørg for å få dette på plass raskt. En oppdatert arkivplan vil være et viktig verktøy i en kommunesammenslåing. Ta eventuelt kontakt med din lokale arkivinstitusjon for bistand. Les mer om arkivplan i Konkrete tiltak.

4. Omfatter arkivplanen alle typer arkiv inkl. fagsystemer og arkiv på alle tjenestesteder?
Ja: Da har du oversikt!
Nei: Skaff deg oversikt og oppdater arkivplanen!

5. Har du som arkivleder oversikt over hvilke interkommunale samarbeid kommunen har inngått?
Ja: Da har du oversikt!  Sjekk at dette er dokumentert i arkivplanen.
Nei: Skaff deg oversikt og oppdater arkivplanen!

6. Har du som arkivleder oversikt over hvilke oppgaver og tjenester som er satt ut til private og hva avtalene sier om arkiv?
Ja: Da har du oversikt!  Sjekk at dette er dokumentert i arkivplanen.
Nei: Skaff deg oversikt og oppdater arkivplanen!

7. Har kommunen utarbeidet en bevarings- og kassasjonsplan eller på annen måte nedfelt skriftlig hvor lenge kommunens dokumentasjon skal bevares?
Ja: Bra, da vil dere få bedre tid i sammenslåingsfasen.  Pass på at bk-planen legges ved arkivplanen.
Nei: Start dette arbeidet så raskt som mulig, om ikke annet så start planleggingen før vedtak er fattet. I en kommunesammenslåing må kommunen uansett ta stilling til hvilken informasjon den nye kommunen har bruk for – på kort og lang sikt. Når systemer fases ut må kommunen også identifisere informasjonen som skal langtidsbevares av rettighets- eller forskningshensyn. Les mer om bevarings- og kassasjonsplan i Konkrete tiltak.

8. Har din kommune overført alle eldre og avsluttede bevaringsverdige papirarkiver til depot (lokal arkivinstitusjon eller annet egnet arkivlokale) for langtidsbevaring?
Ja: Bra, da blir det mindre å gjøre i neste fase og du kan hoppe over spørsmål 9.
Nei: Dette arbeidet kan startes nå. Ta eventuelt kontakt med din lokale arkivinstitusjon. Les mer om overføring til arkivdepot i Konkrete tiltak.

9. Er disse arkivene ordnet? Hvor stor er ordningsjobben som evt. gjenstår?
Ja: Bra da er mye av jobben gjort.
Nei: Les mer om ordning av papirarkiver i Konkrete tiltak.

10. Er det tatt uttrekk av avsluttede fagsystemer og historiske sakarkivbaser med tanke på langtidsbevaring fra systemer med bevaringsverdig innhold?
Ja: Flott, da er du ajour. Sjekk at uttrekkene  er overført til arkivinstitusjon eller annet egnet depot.
Nei: Det kan være lurt å starte planleggingen av dette arbeidet nå, så blir det mindre å gjøre i neste fase. Les mer om uttrekk fra digitale arkiver  i Konkrete tiltak.

Gå videre til neste punkt – sikre nødvendige ressurser og forankring