Skaffe seg oversikt

minipil1Sørg for at du har all informasjonen som er nødvendig for å planlegge prosessen frem mot sammenslåing. På nettsiden kommunereformen.no finner du mye generell informasjon om reformen. Fylkesmennene har prosessansvar ovenfor kommunene, og har informasjon på sine sider om fremdriften i det enkelte fylke. Kartverket har laget en sjekkliste for kommunesammenslåing. KS har laget FoU-rapporten Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing (PDF) med sjekkliste. Hvor langt er prosessen kommet i din egen kommune?

Arkivverket har lagt ut informasjon om arkiv og kommunereformen. Her vil du til en hver tid finne oppdatert informasjon. Bruk tiden til å sette deg inn i gjeldende arkivregelverk samt relevante veiledninger og kurstilbud utarbeidet av Arkivverket og kommunale arkivinstitusjoner.

Hva er status i din kommune?

Det viktigste du kan gjøre er å skaffe oversikt over status i din egen kommune. Her har vi utarbeidet en sjekkliste som kan være nyttig i den forbindelse.

Sjekkliste

1. Er kommunen tilknyttet en kommunal arkivinstitusjon?
Ja: Ta kontakt med eget interkommunalt arkiv (IKA), byarkiv eller fylkesarkiv og undersøk hvilke tjenester de leverer.
Nei: Undersøk om kommunen selv har kompetanse og ressurser til å håndtere arkivene i en sammenslåing.

2. Har kommunen en ordning for langtidsbevaring av papirarkiv og digitale arkiv eller er det inngått en avtale med en kommunal arkivinstitusjon om dette?
Ja: Ta kontakt med eget IKA, byarkiv eller fylkesarkiv eller annen depotordning og undersøk hvilken kapasitet de har.
Nei: Dette må på plass nå! Undersøk hvilke muligheter din egen kommune har for å håndtere langtidsbevaring av papirarkiv og digitale arkiv.

3. Har kommunen en arkivplan og er den oppdatert?
Ja: Sjekk om den omfatter alle typer arkiv. Kommunalt arkivmateriale kan være alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser (fagsystemer), nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer. Arkivplanen må derfor omfatte all dokumentasjon som kommunen skaper som ledd i sin virksomhet, uavhengig av medium. Arkivplanen skal også omfatte alle arkiver uavhengig av tjenestested.
Nei: Sørg for å få dette på plass raskt. En oppdatert arkivplan vil være et viktig verktøy i en kommunesammenslåing. Ta eventuelt kontakt med din lokale arkivinstitusjon for bistand. Se 1. Oppdater eller utarbeid arkivplan under Konkrete tiltak.

4. Omfatter arkivplanen alle typer arkiv inkl. fagsystemer og arkiv på alle tjenestesteder?
Ja: Da har du oversikt!
Nei: Skaff deg oversikt og oppdater arkivplanen!

5. Har du som arkivleder oversikt over hvilke interkommunale samarbeid kommunen har inngått?
Ja: Da har du oversikt!  Sjekk at dette er dokumentert i arkivplanen.
Nei: Skaff deg oversikt og oppdater arkivplanen!

6. Har du som arkivleder oversikt over hvilke oppgaver og tjenester som er satt ut til private og hva avtalene sier om arkiv?
Ja: Da har du oversikt!  Sjekk at dette er dokumentert i arkivplanen.
Nei: Skaff deg oversikt og oppdater arkivplanen!

7. Har kommunen utarbeidet en bevarings- og kassasjonsplan eller på annen måte nedfelt skriftlig hvor lenge kommunens dokumentasjon skal bevares?
Ja: Bra, da vil dere få bedre tid i sammenslåingsfasen.  Pass på at bk-planen legges ved arkivplanen.
Nei: Start dette arbeidet så raskt som mulig, om ikke annet så start planleggingen før vedtak er fattet. I en kommunesammenslåing må kommunen uansett ta stilling til hvilken informasjon den nye kommunen har bruk for – på kort og lang sikt. Når systemer fases ut må kommunen også identifisere informasjonen som skal langtidsbevares av rettighets- eller forskningshensyn. Se 2. Utarbeid bevarings- og kassasjonsplan under Konkrete tiltak.

8. Har din kommune overført alle eldre og avsluttede bevaringsverdige papirarkiver til depot (lokal arkivinstitusjon eller annet egnet arkivlokale) for langtidsbevaring?
Ja: Bra, da blir det mindre å gjøre i neste fase og du kan hoppe over spørsmål 9.
Nei: Dette arbeidet kan startes nå. Ta eventuelt kontakt med din lokale arkivinstitusjon. Se 3. Vurder hva som kan overføres til arkivdepot om overføring til arkivdepot under Konkrete tiltak.

9. Er disse arkivene ordnet? Hvor stor er ordningsjobben som evt. gjenstår?
Ja: Bra da er mye av jobben gjort.
Nei: Se 4. Ordne avsluttede papirarkiver under Konkrete tiltak.

10. Er det tatt uttrekk av avsluttede fagsystemer og historiske sakarkivbaser med tanke på langtidsbevaring fra systemer med bevaringsverdig innhold?
Ja: Flott, da er du ajour. Sjekk at uttrekkene  er overført til arkivinstitusjon eller annet egnet depot.
Nei: Det kan være lurt å starte planleggingen av dette arbeidet nå, så blir det mindre å gjøre i neste fase. Se 5. Planlegg uttrekk av avsluttede systemer under Konkrete tiltak.

Gå videre til neste punkt – sikre nødvendige ressurser og forankring