Sikre ressurser og forankring

minipil1

Det er viktig at arkivleder bruker fase I – fra kommunen starter reelle sonderinger til lokalt vedtak er fattet – til å skape forståelse for de arkivfaglige utfordringene i en sammenslåingsprosess overfor politisk og administrativ ledelse i kommunen. Erfaringene fra tidligere og pågående sammenslåinger viser at det er mange tunge oppgaver knyttet til arkiv og dokumentasjonsforvaltning som skal gjennomføres i et forholdsvis kort tidsrom. KS’ FoU-rapport Digitale konsekvenser av kommunereformen beskriver arkiv som et kritisk område som må være ivaretatt ved overgangen til en ny kommune. Det er derfor viktig å komme i gang tidlig.

Nye Sandefjord kommune, som er den første sammenslåingen i reformen, gir følgende råd om hva arkivleder kan gjøre for å sikre forankring og ressurser i fase I:

  • Ta initiativet selv – ikke vent!
    tomrom
  • Utarbeid et arkivfaglig konsekvensnotat til kommunens rådmann og din nærmeste leder (forankring og «forhåndsvarsling»)
    tomrom
  • Utarbeid en politisk orienteringssak, pek på konsekvenser og sørg for at det politiske miljøet er informert. Om mulig – lag likelydende sak for alle kommunene som planlegger å slå seg sammen.
    tomrom
  • Kontakt arkivleder/ arkivansvarlig i kommunene som vurderer å slå seg sammen – og bli kjent.
    tomrom
  • Undersøk hvilke personer som kan bidra i prosessen
    tomrom
  • Forsøk å få til lik forankring og tilnærming til arkiv i alle kommunene som skal slå seg sammen

Mange av kommunens fagsystemer inneholder arkivdokumenter, og håndteringen av denne dokumentasjonen er en sentral arkivfaglig oppgave i sammenslåingsprosessen. God håndtering av informasjonen i disse systemene forutsetter et samarbeid mellom IKT, arkiv og det aktuelle tjenesteområdet som bruker fagsystemet.  Hvis det i dag er liten bevissthet utenfor arkivtjenesten om at fagsystemene inneholder arkivinformasjon, er det viktig at du som arkivleder allerede nå starter arbeidet med bevisstgjøring og legger rammene for et godt samarbeid i fase II (sammenslåingsfasen). Da er sjansen mye større for at arkivfaglig kompetanse blir trukket inn når systemer skal utfases og nye systemer skal anskaffes som et ledd i sammenslåingen. Hvis din kommune er tilknyttet en kommunal arkivinstitusjon (IKA, byarkiv, fylkesarkiv), vil de kunne gi råd og veiledning på dette området.

Arkivfaglig konsekvensnotat og politisk orienteringssak 

Det kan være lurt å gjøre administrativ og politisk ledelse i egen kommune oppmerksom på hva som vil være de arkivfaglige utfordringene knyttet til en sammenslåing. Dette kan gjøres gjennom å utarbeide et arkivfaglig konsekvensnotat til rådmann/administrativ ledelse og en orienteringssak til politisk ledelse. Hvis det er avklart hvilke kommuner som det vil være aktuelle sammenslåingspartnere og det er inngått en intensjonsavtale, er dette noe arkivlederne i alle kommunene kan gå sammen om å forberede.

Det viktigste med notatet og saksfremlegget er å synliggjøre at en sammenslåing vil ha arkivfaglige konsekvenser og at det er mange oppgaver knyttet til arkiv som må gjennomføres i sammenslåingsfasen.

Det kan være aktuelt å trekke frem følgende momenter på et overordnet nivå i konsekvensnotatet og orienteringssaken:

  • Dokumentasjon den nye kommunen trenger i sin fremtidige saksbehandling er arkivert i sakarkivsystem og fagsystemer. De arkivfaglige valgene som tas i sammenslåingsprosessen vil få konsekvenser for den nye kommunens tjenesteproduksjon og oppgaveløsning i lang tid fremover. Ikke minst er dette tilfelle dersom den nye kommunen ønsker å digitalisere tjenester og arbeidsprosesser.
    tomrom
  • Kommunale arkiver inneholder store mengder viktig rettighetsdokumentasjon og historisk dokumentasjon. Det er et kommunalt ansvar å gi partsinnsyn og forskerinnsyn i avsluttede arkiver. Dette gjelder også arkivdokumenter som er produsert eller lagret i fagsystemer.
    tomrom
  • Den nye kommunen arver ansvaret for arkivene etter de gamle kommunene. Arkivansvaret gjelder så lenge arkivene eksisterer. Å sørge for at kommunen har gode depotordninger for papirarkiver og digitale arkiver er politisk og administrativt kommunalt ansvar.
    tomrom
  • Evaluering av gjennomførte sammenslåinger i Vestfold på 80-, 90- og 2000-tallet har avdekket at en klar sammenheng mellom planlegging og resultat mht arkiv og dokumentasjonsforvaltning. Se ABM-veiledning Kommunesammenslåing og arkivspørsmål, Kulturrådet 2005.
    tomrom
  • En del oppgaver kan starte opp eller utføres før det er fattet lokalt vedtak om sammenslåing. Mye kan gjøres før det er fattet stortingsvedtak.

Det er viktig å holde presentasjoner og dokumenter som skal til politisk og administrativ ledelse på et forholdsvis overordnet nivå, men veilederen vil kunne gi deg som arkivleder en del bakgrunnsinformasjon. Beskrivelsen av oppgaver i fase II under Etablere arkiv for prosjektorganisasjonen, Sikre god dokumentasjonsforvaltning, Etablere ny arkivtjeneste, Etablere nye arkiver og Avslutte arkiver gir en mer detaljert innblikk over hvilke oppgaver som må gjennomføres i sammenslåingsfasen. Skaffe seg oversikt og Konkrete tiltak i fase I gir en oversikt over hva som kan gjøres før politisk vedtak er fattet.

Dersom du som arkivleder har skaffet deg oversikt over hva som er status i din kommune, er det en fordel å ta med noen av hovedfunnene i konsekvensnotatet og evt. i politisk orienteringssak. Aktuelle funn kan være at kommunen ikke har en (fullgod) depotordning, at det er mange bevaringsverdige papirarkiver som ikke er ordnet og avlevert, at viktig rettighetsdokumentasjon eller dokumentasjon kommunen trenger i sin saksbehandling står i fare for å gå tapt fordi systemene er utdaterte osv. Det kan være lurt å peke på hvilke konsekvenser dette vil kunne få ved en eventuell sammenslåing, og redegjøre for hvilke forebyggende tiltak som kan gjennomføres. Det kan også være en god ide å trekke frem eksempler som viser at ressurser anvendt på arkiv og dokumentasjonsforvaltning har gitt gode resultater, dersom statusgjennomgangen avdekker det.

Gå videre til neste punkt – Konkrete tiltak