Konkrete tiltak

minipil1Det er mye praktisk arbeid som må gjøres i forbindelse med en kommunesammenslåing. Mye av dette kan du som arkivleder gjerne starte med allerede nå, slik at du er bedre forberedt når selve sammenslåingen skal skje. Når du først har skaffet deg oversikt over hva kommunen har av arkivmateriale og hva som er status for arkivarbeidet i kommunen, kan du legge konkrete planer for videre arbeid.

Vi har laget en oversikt over konkrete tiltak som kan gjennomføres eller starte opp før vedtak er fattet:

  1. Oppdater (eller utarbeid) arkivplan
  2. Utarbeid bevarings- og kassasjonsplan
  3. Vurder hva som kan overføres til arkivdepot
  4. Ordne avsluttede papirarkiver
  5. Planlegg uttrekk av avsluttede systemer
  6. Foreta kvalitetssikring av sakarkivsystemene

Er kommunen medeier i en kommunal arkivinstitusjon (IKA, byarkiv, fylkesarkiv), er det lurt å ta kontakt for videre veiledning. Du kan også få veiledning av Arkivverket.

 

1. Oppdater eller utarbeid arkivplan

Arkivplanen er et nyttig verktøy i planleggingen av arkivarbeidet, men er spesielt viktig i forbindelse med store organisasjonsendringer som kommunesammenslåinger. Ved store organisasjonsendringer tas det mange beslutninger som får konsekvenser for det videre arkivarbeidet og for kommunens  tilgang til og kontroll med egen dokumentasjon. Valgene får også betydning for innbyggernes og næringslivets innsyn i kommunale arkiver og for fremtidig forskning. Alle viktige valg bør dokumenteres i arkivplanen.

I tillegg er arkivplanen en viktig kilde til informasjon i sammenslåingsprosessen. Hvis kommunene som skal slå seg sammen har oppdaterte arkivplaner som omfatter alle arkiver, inkludert arkivdokumenter i fagsystemer, vil arkivoversiktene kunne brukes som underlag for bevaringsvurderinger, i uttrekksprosessene, i ordningsarbeidet og ved etableringen av nye arkiver. En merverdi av oppdaterte arkivplaner som omfatter alle tjenesteområder og er prosessorientert, at informasjonen kan gjenbrukes ved utarbeidelse av kravspesifikasjoner ved systemanskaffelser og rutiner informasjonssikkerhet og personvern.

En grundig, uttømmende og oppdatert arkivplan, som tar utgangspunkt i kommunens funksjoner, vil være et nyttig verktøy i kommunens internkontrollarbeid. Den vil bidra til å øke kvaliteten på arkivene i den nye kommunen, gi bedre kontroll med informasjonsflyten, sikre kommunen mot dokumentasjonstap og styrke tilliten til arkivtjenesten. 

De fleste kommunale arkivinstitusjoner driver med opplæring i arkivplanlegging for f.eks. kommuner i sin region. De bistår med praktisk arkivplanarbeid i enkeltkommuner i sin region. De gir brukerstøtte på arkivplaner og bistår med å utvikle og kopierer rutiner m.m. mellom arkivplaner i sin region.

faktaboks-ikon-i-tekst Hva er en arkivplan?

Utarbeidelse av arkivplan – hvordan går du frem?

For å kunne planlegge arbeidsoppgavene hensiktsmessig må man vite hva man har av arkiver og hvilke rutiner og prosedyrer kommunen har for forvaltning av arkivene. Det er også viktig å kartlegge hvilke rutiner virksomheten har for dokumentfangst, dvs hva slags dokumentasjon som skal arkiveres i ulike virksomhetsprosesser. Dersom du ikke allerede har en oppdatert oversikt, er det smart å starte med å kartlegge hva man har av arkivmateriale og ikke minst hvor man har det. Husk å kartlegg både papirarkiver og digitale arkiver, dvs. både sakarkivsystemer og fagsystemer. Resultatet skal dokumenteres i arkivplanen. Skapes det dokumentasjon i virksomhetsprosesser som er arkivdokumenter i henhold til arkivlovens definisjon, men som kommunen ikke har rutiner for å arkivere?

IT-tjenesten i kommunen vil normalt ha en god oversikt over kommunens systemportefølje, og hvilke enheter som bruker de ulike systemene. Er systemene forholdsvis nye, vil IT også ha systemdokumentasjon som beskriver hva slags saksbehandling som skjer i systemene og hva slags dokumentasjon som skapes i systemet. Prosjektorganisasjonen vil trolig også igangsette kartlegginger av kommunenes IT-systemer i sammenslåingsfasen. For mer informasjon se Kartverkets sjekkliste og KS FoU-rapport Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing. Viktig arkivinformasjon kan også ligge filsystemer, i ulike skyløsninger og i e-postregistre. Arkivtjenesten har normalt god oversikt over papirarkivene og sakarkivsystemet (inkludert historiske baser), men saksbehandlerne produserer og mottar i dag mye informasjon digitalt.

Hvis du mangler arkivplan eller den bare omfatter en liten del av den dokumentasjonen som kommunen skaper, kan det lønne seg å legge ressurser i en grundig og systematisk kartlegging. Kartleggingen bør ta utgangspunkt i kommunens funksjoner og saksbehandlingsprosesser. Er arkivfunksjonen desentralisert, bør arkivtjenesten trekke inn øvrige ansatte som jobber med arkiv i kommunen. En del saksbehandlingsprosesser skaper dokumentasjon både på papir og digitalt. Dokumenter koblinger mellom elektronisk (eller papirbasert journal) og tilhørende papirarkiver i arkivplanen. Det samme gjelder koblinger mellom fagsystem og papirarkiver. En slik kartlegging er et godt grunnlag for å utarbeide rutiner for dokumentfangst og vedlikehold av arkivene. Kartleggingen er også første fase i arbeidet med en bevarings- og kassasjonsplan.

 Hvordan gjennomføre en enkel kartlegging?

Det er også mulig å foreta en kartlegging i mindre skala, hvis det ikke er ressurser til en omfattende kartlegging. Gjenbruk det som allerede finnes av kartlegginger og dokumentasjon som er gjort, gjøres eller er planlagt i andre enheter i kommunen (til andre formål). Bruk ITs systemoversikter, systemdokumentasjon og kravspesifikasjoner. Bruk rutiner og oversikter som er utarbeidet på personvernområdet. Systemdokumentasjonen kan gjerne være et vedlegg til arkivplanen. Det samme gjelder rutiner på personvernområdet. Kommunen vil som en del av sammenslåingsprosessen være nødt til å skaffe seg oversikt over hvilke interkommunale samarbeid kommunen deltar i og hvilke avtaler som gjelder for de ulike samarbeidene. Be om å få oversiktene.

Kartlegging av eldre arkiver

Arkivplanen skal også omfatte avsluttede arkiver. I mange kommuner oppbevares bortsettingsarkivene ute i virksomhetene, og det er ikke sikkert du som arkivleder har den fulle oversikt. Sett derfor gjerne i gang en kartlegging av kommunens totale arkivmateriale:

  • Hva slags og hvor mye arkivmateriale er det?
  • Hvilken periode dekker det og hvem har skapt arkivene?
  • Er det ordnet/uordnet og er det listeført?

Er kommunen tilknyttet en kommunal arkivinstitusjon, har de oversikt over hva som allerede er avlevert av papirarkiv og digitale arkiver.

En kommunesammenslåing kan også være en god anledning til å «intervjue» arkivarer og saksbehandlere som har vært lenge ved virksomheten om tidligere saksbehandlingspraksis og organisasjonshistorie. Mye kunnskap som vil være viktig for å forstå arkivene i ettertid er ikke nødvendigvis nedfelt skriftlig. Dette kan nå gjøres i arkivplanen.

 

2. Utarbeid eller oppdater bevarings- og kassasjonsplan

Bevarings- og kassasjonsplanen er et nyttig verktøy sammenslåingsfasen. Den angir hvilke papirarkiver som skal avleveres til depotinstitusjon og hvilke systemer det skal tas uttrekk av til depot. Bk-planen angir også tidspunkt for sletting/destruksjon av arkiver/arkivdokumenter som skal kasseres.

Mange kommuner og fylkeskommuner har ikke oversikt over hvilke arkiver som skal bevares eller kasseres. Dette medfører at det brukes like store ressurser på å oppbevare og vedlikeholde arkiver med lav bevaringsverdi som arkiver med høy bevaringsverdi. Dette er spesielt kritisk i forbindelse meg en sammenslåing, når gamle systemer utfases og nye skal anskaffes.

En oppdatert bk-plan på sammenslåingstidspunktet innebærer at bare informasjon som den nye kommunen har behov for rask tilgang til blir med videre etter sammenslåingen. Bevaringsverdige arkiver som den nye kommunen ikke lenger har behov for eller sjelden har behov for å gjøre oppslag i overføres til depotinstitusjonen/depotordningen. Systemer som verken inneholder bevaringsverdig informasjon, informasjon som dokumenterer rettigheter eller informasjon som kommunen har behov for i saksbehandlingen, kan kasseres. Det samme gjelder for papirarkiver.

faktaboks-ikon-i-tekstHva er en bevarings- og kassasjonsplan?

En bevarings- og kassasjonsplan vil også ha en merverdi for kommunen.  Planen gir oversikt over hva slags dokumentasjon som skapes, hvor den lagres og hvem som har tilgang til den.

  • Gjenfinning blir enklere og raskere, når man vet hva man har, hvor det er og ikke oppbevarer mer enn nødvendig
  • Virksomhetskritisk dokumentasjon går ikke tapt og sensitiv dokumentasjon kommer ikke på avveie
  • Kommunen bruker ikke ressurser på oppbevaring og vedlikehold av dokumentasjon lenger enn nødvendig

En vegg til vegg bevarings- og kassasjonsplan er meget arbeidskrevende, så det er lurt å starte dette arbeidet så tidlig som mulig, og helst før vedtak om sammenslåing fattes. Hvis tiden er knapp, er det lurt å starte med systemer som skal fases ut, og eldre og avsluttede papirarkiver som skal overføres til bortsetningsarkiv eller arkivdepot.

Hvordan går du frem?

For å lette arbeidet har Riksarkivaren utarbeidet en veiledning i bevaring og kassasjon for kommunale og fylkeskommunale arkiv.

Veiledningen beskriver hvordan du går frem når du som arkivleder skal lede arbeidet med en bevarings- og kassasjonsplan (bk-plan). Den utdyper bevarings- og kassasjonsbestemmelsene og gir praktiske råd og tips om bevarings- og kassasjonsvurdering av eksisterende arkiver (papirarkiver og digitale arkiver). Den veileder også om hvordan det kan legges til rette for kassasjon i nye arkiver.

Hvis du som arkivleder har en oppdatert arkivplan som omfatter alle arkiver, går arbeidet mye raskere. Kartleggingen er den mest arbeidskrevende delen av arbeidet med en bk-plan. Bk-planen bør være en del av kommunens arkivplan, enten som en integrert del eller som et vedlegg.

De kommunale arkivinstitusjonene vil kunne bistå kommunen i arbeidet med bk-plan. Flere kommunale arkivinstitusjoner har igangsatt eller planlegger å igangsette prosjekter innen bevaring og kassasjon.

 

 

3. Vurder hva som kan overføres til arkivdepot (kommunal arkivinstitusjon)

Når man har fått oversikten over kommunens bevaringsverdige arkivmateriale, må man vurdere hva av dette som kan overføres til kommunens arkivdepot. Arkivmateriale som er gått ut av administrativ bruk kan i hovedsak overføres, og det anbefales at dette gjøres i forbindelse med en kommunesammenslåing. Det er særdeles viktig at arkiv som er satt i bortsettingsarkivholdes separat for seg, og at det ikke blandes sammen med bortsettingsarkiver fra andre kommuner eller arkivet til den nye storkommunen. Dokumentasjonen i bortsettingsarkivet hører til den «gamle» kommunens arkiv, og skal inngå i dette når det er overført til depot.

Klargjøring av arkivmateriale til depot er ressurskrevende arbeid, og det anbefales å starte denne prosessen så tidlig som mulig. Papirarkiver må ordnes og listeføres (se punkt nedenfor), og fra digitale arkiver skal det tas uttrekk for langtidslagring. Dersom kommunen er medeier i en kommunal arkivinstitusjon, kan du kontakte denne for nærmere retningslinjer og veiledning. Det er også viktig å avtale tidspunkt for overføring i god tid i forkant.

 

 

4. Ordne avsluttede papirarkiver

Klargjøring av papirarkiver for å overføre til arkivdepot kan være en ressurskrevende prosess, og det er ikke uvanlig at kommunene ligger litt «bakpå» med disse oppgavene. Det er derfor smart å starte opp planleggingen av dette arbeidet allerede nå, slik at både tid og ressurser kan settes av i god tid. I hovedsak dreier det seg om å skaffe seg oversikt og samle sammen arkivmateriale – rett og slett «rydde opp». Dersom kommunen er medeier i en kommunal arkivinstitusjon, kan du ta kontakt med denne for nærmere praktisk veiledning. De fleste kommunale arkivinstitusjoner har utarbeidet egne veiledninger for deponering/ avlevering, basert på det generelle regelverket.

Hvordan går du frem?

Det første du bør gjøre er å skaffe deg oversikt over den totale mengden bevaringsverdige papirarkiver i kommunen. For mer informasjon se Skaffe seg oversikt, Utarbeid eller oppdater arkivplan og Utarbeid eller oppdater bk-plan. Hvor oppbevares det bevaringsverdige arkivmaterialet fysisk i dag? Hvis det er spredt på ulike virksomheter, kan det være hensiktsmessig å samle det ett sted (men pass på at ikke materialet blandes!). Hvilke arkiver skal overføres til arkivdepotet, og hva må være igjen i kommunens bortsettingsarkiv? For mer informasjon se Vurder hva som skal overføres til arkivdepot.

Videre er det viktig å identifisere hva slags arkivmateriale dette er, dvs. hvem har produsert det og i hvilken sammenheng det oppstod:

  • Hvilket tidsrom har denne arkivskaperen eksistert?
  • Hvilke oppgaver har arkivskaperen hatt?
  • Har det vært større omorganiseringer, i så fall når?
  • Har arkivskaperen skiftet navn underveis?

Dette er ikke alltid lett å avgjøre, spesielt for arkiver av litt eldre dato.? Det kan være lurt å forhøre seg med kolleger som har lang fartstid i organisasjonen og som kjenner historien til virksomheten Spor gjerne opp saksbehandlere som har vært lenge ved virksomheten, de sitter ofte med mye kunnskap som ikke nødvendigvis er nedfelt skriftlig noe sted. Bruk god tid til dette identifiseringsarbeidet, slik at det er klart før selve den praktiske ordningsprosessen starter. Det kan også være relevant dokumentasjon i arkivplanen eller i bk-planen som kan brukes i dette arbeidet. Skriv ned alle relevante opplysninger, og lag en kort historikk om arkivskaperen. La historikken følge med avleveringslisten når arkivet overføres til arkivdepot, denne vil være svært nyttig ved senere bruk av arkivet.

faktaboks-ikon-i-tekstHva er proveniensprinsippet?

For mer praktisk informasjon om selve ordningsjobben se:
Papirarkiver – den praktiske ordningsjobben

 

 

5. Planlegg uttrekk av avsluttede systemer

Det skal tas uttrekk av bevaringsverdig dokumentasjon i digitale systemer for langtidslagring. Dersom det ikke gjøres en aktiv handling for å ta vare på digitalt skapt materiale, vil dette materialet gå tapt. Den teknologiske utviklingen gjør at systemene går ut på dato, og vil i verste fall etter hvert «slette seg selv». Det er også svært kostbart å opprettholde lisenser for systemer som ikke lenger er i bruk.

faktaboks-ikon-i-tekst Hva er arkivuttrekk?

Arkivstatistikken viser at det er få kommuner som er ajour med å sikre avsluttede fagsystemer og sakarkivsystemer. Kommunereformen aktualiserer denne utfordringen. Det er god grunn til å starte arbeidet med å ta uttrekk av elektroniske systemer som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon så raskt som mulig.

Dersom din kommune er medeier i en kommunal arkivinstitusjon, bør du ta kontakt med denne for nærmere planlegging av hva som må gjøres. Det kan også være lurt å kontakte de aktuelle systemleverandørene for å avtale uttrekk. Det kan fort bli «kø» når mange kommuner skal gjøre dette på en gang.

Noark 5-systemene skal i utgangspunktet inneholde funksjonalitet for å generere uttrekk selv, men erfaring fra statlige og kommunale institusjoner viser at dette ikke alltid stemmer. Kommunene bør av den grunn inngå i dialog med leverandør av aktuelt system på et tidlig tidspunkt for å sørge for at uttrekkene blir generert korrekt. Merk også at man bør benytte en tredjepart for å kvalitetssikre disse uttrekkene i etterkant, eksempelvis et IKA. Det kan være en god ide for flere kommuner og gå sammen og gjennomføre et såkalt prøveuttrekk på et tidlig stadium, dette for å vurdere kvaliteten på selve uttrekket samt gjøre seg kjent med prosessen.

En av de viktigste forberedelsene en kommune her kan gjøre er å kartlegge samtlige fagsystemer uten Noark 5-godkjenning. Følgende to spørsmål bør tas hensyn til i en slik kartlegging:

  • Hvilke fagsystemer uten Noark-godkjenning produserer bevaringsverdig dokumentasjon?
  • Har kommunen en klar strategi for hvordan dokumentasjon fra disse systemene skal bevares?

For fagsystemer som produserer bevaringsverdig dokumentasjon uten at denne foreligger i papirform bør kommunen lage en plan for hvert system som gjør rede for hvordan dokumentasjonen skal bevares. Dette bør gjøres i dialog med leverandør og kommunal arkivinstitusjon (hvis kommunen er tilknyttet en arkivinstitusjon). Planen bør inneholde metode for bevaring samt arbeidsfordeling mellom aktuelle parter, slik at kommunens totale kostnad tydelig kommer frem og øremerkes.

faktaboks-ikon-i-tekst Hva er arkivuttrekk fra et Noark-system?

faktaboks-ikon-i-tekst Hva er arkivuttrekk fra en tabell?

For mer informasjon om avslutning av systemer se Avslutte eksisterende arkiverfase II av veilederen.

Se for øvrig veilederen for bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner for mer informasjon bevarings- og kassasjonsvurdering av digitale arkiv.

Se også Arkivverkets nettsider for generell informasjon om digitale arkiver.

 

 

6. Foreta kvalitetssikring av sakarkivsystemer

Et viktig tiltak for å sikre at det aktive elektroniske arkivet får en god kvalitet, er systematisk kvalitetssikring av journal- og arkivbasen. I og med at arkiveringsansvaret ofte er delegert den enkelte saksbehandler, må arkivpersonalet kvalitetssikre metadata i basen. Eksempler på slik kvalitetssikring er; endring av status på journalpost (fra reservert til journalført), sjekke tittel journalpost og sjekke at alle vedlegg er sendt ut. Avslutning av saker i systemet er også en del av kvalitetssikringen. Mange har gode og regelmessige rutiner for dette. Men dersom dette ikke er tilfelle, er det et smart tiltak å starte opp den nødvendige kvalitetssikringen nå. Du slipper da et stort og arbeidskrevende etterslep den dagen basen skal avsluttes.

 

Har du kommet hit er du godt forberedt til neste fase!

 

Se vårt eksempel fra fase I med arkivar Maja Kaspersen fra Storvik kommune