I sammenslåingsfasen er det mange arkivfaglige oppgaver som skal løses. Tiden er knapp, det er viktig å prioritere oppgavene som haster mest og gjøre dem på riktig tidspunkt. Nye Sandefjord har erfart dette. Sammenslåingsfasen – steg for steg tar utgangspunkt i Nye Sandefjords erfaringer så langt i prosessen.

I hele prosessen er det viktig at arbeidet med etableringen av nye kommune dokumenteres. Se Etablere arkiv for prosjektorganisasjon.

Steg 1 – 4:

 

1. Politisk vedtak → praktisk sammenslåingsarbeid

Tiden fra politisk vedtak er fattet til praktisk administrativt sammenslåingsarbeid begynner bør brukes på viktige avklaringer og utarbeiding av planer.

• Kartlegg føringer i det politiske vedtaket som kan være relevante for det arkivfaglige arbeidet
• Avklar samarbeidsform med de i de andre kommunene som inngår i sammenslåingen.

Lag strategier og fremdriftsplan sammen med arkivfaglig personell i de andre kommunene:

• Sett opp felles møteplan så snart som mulig – og så langt frem som mulig
• Involver tilstrekkelig antall medarbeidere – fra alle kommunene
• Oppgavemangfoldet er rikt, tenk også på hvilke andre fag som kan bidra
• Utarbeid en risikoanalyse

 

2. Praktisk administrativt arbeid  →  prosjektetablering

Tiden fra det praktisk administrative arbeidet begynner til prosjekt ny kommune er etablert bør brukes på kartlegginger, ressursavklaringer og forberedelser.

• Ta initiativ! Jo mere arbeid som gjøres før prosjektetablering, jo lettere vil arbeidet bli i prosjektene
• Hva bør kartlegges? – start de viktige kartleggingene først
• Gjør forpliktende «avtaler» med lederne som «eier» ressurspersonene
• Uformelle møter og samtaler har svært stor nytteverdi
• Finn frem relevant dokumentasjon og relevante publikasjoner

3. Prosjektarbeid

• Prosjektorganisering – siden oppgavene har en definert start og en definert slutt
• Et massivt arbeid som må brytes ned i håndterbare delprosjekter (se eksempel nedenfor)
• Krever tilstrekkelige ressurser fra de sammenslående kommunene

Eksempel prosjektorganisering arkiv og dokumentasjonsforvaltning

Utfordringer i prosjektarbeidet

• En kommunesammenslåing genererer mange prosjekter. Arkivprosjektet (eller prosjektene) er ett av mange prosjekter. Mange oppgaver går inn i hverandre – det er viktig med avklaringer for å sikre informasjonsdeling og tydelige ansvarslinjer (hvem beslutter hva?)
• Ressurssituasjonen. Det kan være utfordrende å kombinere arbeid i linjen med arbeid i prosjektorganisasjonen. Arbeidskapasitet hos kjernepersonell kan også være et problem.
• Rekkefølgen på beslutningene kan påvirke fremdriften
• Avstand mellom politiske ambisjoner og administrative muligheter
• Endringer i prosjektenes vilkår og rammebetingelser

 

4. Prosjektarbeid → operativ drift

Tiden fra prosjektarbeid til operativ drift i ny kommune er en overgangsfase med mange praktiske oppgaver som skal utføres i et kort tidsrom. Her er noen viktige oppgaver, listen er ikke uttømmende:

• Avslutte og stenge ned alle gamle baser, journaler og registre
• Ny organisering legges inn i sak- og arkivløsningen
• Gjennomføre bemanning av ny arkivtjeneste
• Kartlegge hvilke saker som overføres og skal opprettes i den nye kommunen
• Rutinebeskrivelser ut over det som fremkommer av arkivplan
• «Barnesykdommer», strukturendringer og korrigeringer
• Erfaringer gjort i prosjektarbeidet som kan være nyttige i operativ drift

For å få en oversikt over alle oppgaver se den tematiske inndelingen: avslutte eksisterende arkiver, etablere nye arkiver og etablere ny arkivtjeneste.

 

Gå videre til neste punkt – Etablere arkiv for interimkommunen