I sammenslåingsfasen er det mange arkivfaglige oppgaver som skal løses. Tiden er knapp, det er viktig å prioritere oppgavene som haster mest og gjøre dem på riktig tidspunkt. Nye Sandefjord har erfart dette. Sammenslåingsfasen – steg for steg tar utgangspunkt i Nye Sandefjords erfaringer så langt i prosessen.
I hele prosessen er det viktig at arbeidet med etableringen av nye kommune dokumenteres. Se Etablere arkiv for prosjektorganisasjon.
Steg 1 – 4:
1. Politisk vedtak → praktisk sammenslåingsarbeid
Tiden fra politisk vedtak er fattet til praktisk administrativt sammenslåingsarbeid begynner bør brukes på viktige avklaringer og utarbeiding av planer.
- Kartlegg føringer i det politiske vedtaket som kan være relevante for det arkivfaglige arbeidet
- Avklar samarbeidsform med de i de andre kommunene som inngår i sammenslåingen.
Lag strategier og fremdriftsplan sammen med arkivfaglig personell i de andre kommunene:
- Sett opp felles møteplan så snart som mulig – og så langt frem som mulig
- Involver tilstrekkelig antall medarbeidere – fra alle kommunene
- Oppgavemangfoldet er rikt, tenk også på hvilke andre fag som kan bidra
- Utarbeid en risikoanalyse
2. Praktisk administrativt arbeid → prosjektetablering
Tiden fra det praktisk administrative arbeidet begynner til prosjekt ny kommune er etablert bør brukes på kartlegginger, ressursavklaringer og forberedelser.
- Ta initiativ! Jo mere arbeid som gjøres før prosjektetablering, jo lettere vil arbeidet bli i prosjektene
- Hva bør kartlegges? – start de viktige kartleggingene først
- Gjør forpliktende «avtaler» med lederne som «eier» ressurspersonene
- Uformelle møter og samtaler har svært stor nytteverdi
- Finn frem relevant dokumentasjon og relevante publikasjoner
3. Prosjektarbeid
- Prosjektorganisering – siden oppgavene har en definert start og en definert slutt
- Et massivt arbeid som må brytes ned i håndterbare delprosjekter (se eksempel nedenfor)
- Krever tilstrekkelige ressurser fra de sammenslående kommunene
Eksempel prosjektorganisering arkiv og dokumentasjonsforvaltning
Utfordringer i prosjektarbeidet
- En kommunesammenslåing genererer mange prosjekter. Arkivprosjektet (eller prosjektene) er ett av mange prosjekter. Mange oppgaver går inn i hverandre – det er viktig med avklaringer for å sikre informasjonsdeling og tydelige ansvarslinjer (hvem beslutter hva?)
- Ressurssituasjonen. Det kan være utfordrende å kombinere arbeid i linjen med arbeid i prosjektorganisasjonen. Arbeidskapasitet hos kjernepersonell kan også være et problem.
- Rekkefølgen på beslutningene kan påvirke fremdriften
- Avstand mellom politiske ambisjoner og administrative muligheter
- Endringer i prosjektenes vilkår og rammebetingelser
4. Prosjektarbeid → operativ drift
Tiden fra prosjektarbeid til operativ drift i ny kommune er en overgangsfase med mange praktiske oppgaver som skal utføres i et kort tidsrom. Her er noen viktige oppgaver, listen er ikke uttømmende:
- Avslutte og stenge ned alle gamle baser, journaler og registre
- Ny organisering legges inn i sak- og arkivløsningen
- Gjennomføre bemanning av ny arkivtjeneste
- Kartlegge hvilke saker som overføres og skal opprettes i den nye kommunen
- Rutinebeskrivelser ut over det som fremkommer av arkivplan
- «Barnesykdommer», strukturendringer og korrigeringer
- Erfaringer gjort i prosjektarbeidet som kan være nyttige i operativ drift
For å få en oversikt over alle oppgaver se den tematiske inndelingen: avslutte eksisterende arkiver, etablere nye arkiver og etablere ny arkivtjeneste.
Gå videre til neste punkt – Etablere arkiv for interimkommunen
Comments are closed.