Etablere arkiv for prosjektorganisasjonen (interimkommunen) i sammenslåingsfasen

minipil2Prosjektorganisasjonen/interimorganisasjonen vil skape dokumenter som skal journalføres og arkiveres. Mye av denne dokumentasjonen vil også være bevaringsverdig for ettertiden. Prosjektorganisasjonens arkiv skal holdes adskilt fra arkivene til de gamle kommunene og arkivet til den nye kommunen, for en nærmere begrunnelse se faktaboksen Hva er proveniensprinsippet?

Det er viktig at det etableres et nytt felles arkiv for kommunene som skal slå seg sammen parallelt med at prosjektorganisasjonen etableres. Dette kan for eksempel gjøres ved at det opprettes en egen base  eller arkivdel i sakarkivsystemet til en av kommunene som skal slå seg sammen. En av arkivlederne i de gamle kommunene bør få delegert ansvaret for prosjektorganisasjonens arkiv. Det er viktig at e-post som kommer direkte til saksbehandlere og dokumentasjon som skapes i prosjektrom etc også blir arkivert.

Gå videre til neste punkt – Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune