Sikre god dokumentasjonsforvaltning innenfor alle kommunale tjenesteområder

minipil2Arkivtjenestens viktigste arbeidsoppgave er å sikre kommunens journalpliktige og arkivverdige dokumenter for nåtid og fremtid. God dokumentasjonsforvaltning innenfor alle de kommunale tjenesteområdene er avgjørende for at dette arbeidet lykkes. For å oppnå god dokumentasjonsforvaltning må arkivtjenesten samarbeide med andre fagmiljøer i kommunen som jobber med å forvalte informasjon, f.eks IKT, informasjonssikkerhet og personvern. Det er viktig at arkivtjenesten har en god dialog med lederne på sentrale tjenesteområder når det skal utarbeides rutiner for dokumentfangst og håndtering av arkivdokumentasjon. Det samme gjelder ved anskaffelse eller avslutning av fagsystemer.

Det må bygges en felles forståelse for at den nye kommunen er en ny arkivskaper og at det skal opparbeides en ny kultur for dokumentasjonsforvaltning. En kommunesammenslåing er en unik mulighet for arkivtjenesten til å synliggjøre hvilken betydning arkivene har for kommunens oppgaveløsning og tenke nytt og mer helhetlig rundt arkiv og dokumentasjonsforvaltning.

Vi anbefaler at det etableres et prosjekt som jobber med å sikre god dokumentasjonsforvaltning innen alle tjenesteområder, der alle relevante fagmiljøer er representert.

Prosjektet bør ta stilling til følgende:

  • Delegering av forvaltningen av kommunens arkiver og koordineringen av det arkivfaglige arbeidet i kommunen til arkivtjenesten
  • Delegering av arkivoppgaver til andre enheter og tjenestesteder i kommunen (aktuelt ved desentralisert arkivtjeneste)
  • Delegering av forvaltningen av arkivdokumenter i fagsystemer – hva er arkivtjenestens ansvar og hva er tjenesteområdets ansvar?
  • Definere arkivansvar i avtalen ved inngåelse av interkommunale samarbeid
  • Definere arkivansvar som en del av avtalen ved utsetting av kommunale oppgaver til private f.eks innen helse, omsorg, barnevern osv.
  • Definere arkivansvar som en del av avtalen ved kjøp av server- og skytjenester og tilsvarende som innebærer lagring av kommunens arkivdokumenter hos private leverandører

faktaboks-ikon-i-tekst Hva er arkivansvar?

Mange av disse beslutningene vil kreve at ulike løsninger er utredet og vurdert, det kan derfor være en fordel å etablere delprosjekter som utreder alle eller noen av problemstillingene. Det er allikevel viktig at hovedprosjektet tar de overordnede beslutningene og fungerer som styringsgruppe, slik at helheten blir ivaretatt.

Prosjektet bør sørge for at det blir utarbeidet:

  • Ny felles arkivplan for den nye kommunen. Arkivplanen må inneholde dokumentasjon som viser de viktigste arbeidsprosessene på de ulike tjenesteområdene og hvor i prosessene det skapes arkivdokumentasjon.  Arkivplanen er et viktig verktøy i kommunens internkontroll med dokumentasjon og arkiv i kommunen
  • Bevarings- og kassasjonsplan for den nye kommunen
  • Overordende rutiner og retningslinjer for dokumentfangst i den nye kommunen
  • Rutiner for vedlikehold av kommunens elektroniske arkiver, herunder plan for arkivuttrekk fra systemer som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon

Les mer om utarbeidelse av arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan i Konkrete tiltak, fase I.

Vi anbefaler også at prosjektet får ansvaret for å:

  • Utarbeide risikoanalyse for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i sammenslåingsprosessen alt. at arkiv og dokumentasjonsforvaltning inngår som en del av kommunens sikkerhets- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)
  • Utarbeide en strategi for dokumentasjonsforvaltning i den nye kommunen
  • Følge opp andre prosjektgrupper som arbeider med dokumentasjonsforvaltning
  • Sørge for at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt når nye systemer anskaffes. For mer informasjon se etablere nye arkiver
  • Sørge for at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt når gamle systemer fases ut. For mer informasjon se avslutte eksisterende arkiver

 

Gå videre til neste punkt – Etablere ny arkivtjeneste