Etablere ny arkivtjeneste

minipil2Organiseringen av arkivtjenesten er viktig og bør planlegges godt. Kommunesammenslåingen er en unik mulighet til å få en organisering som ivaretar den nye kommunens arkiv- og dokumentasjonsbehov, og ikke bare tar utgangspunkt i hvordan ting har blitt gjort så langt i de gamle kommunene. Valgene som tas i sammenslåingsfasen vil påvirke arkivarbeidet i mange år fremover. 

Arkiv er en kritisk funksjon som må være på plass for alle tjenesteområder på sammenslåingstidspunktet. Den nye arkivtjenesten må være operativ fra første dag.  I tillegg medfører selve sammenslåingen mye ekstra arbeid for arkivtjenesten i lang tid fremover, kanskje i flere år. Nå må det gjøres viktige avklaringer på flere områder.

Nye oppgaver og digitalisering av tjenester i ny kommune

  • Skal den nye kommunen ha andre tjenester enn de som utføres i de gamle kommunene i dag?
  • Vil arkivtjenesten få nye oppgaver, eller er det oppgaver ikke lenger skal utføres av arkivtjenesten?
  • Har kommunen planer om å digitalisere flere tjenester og hvordan vil dette evt berøre arkivtjenesten? Det er viktig å huske på at selv om digitalisering av tjenester medfører at konkrete oppgaver knyttet til journalføring m.m. forsvinner, gjenstår det mange tunge oppgaver knyttet til kvalitetssikring av digitale arkiv. Innsynsforespørsler vil også medføre mye arbeid for arkivtjenesten, selv om andre oppgaver faller bort.
    tomrom

Bemanning

  • Opplæring og kursing av saksbehandlere. Hvor mye tid arkivtjenesten vil bruke på opplæring av ledere og saksbehandlere i ny kommune?
  • Utarbeiding og oppdatering av arkivplan, b/k-plan og interne rutiner. Hvor mye tid vil arkivtjenesten bruke på dette? For mer informasjon se arkivplan, bk-plan i  Konkrete tiltak fase I og rutiner nedenfor.
  • Behov for kompetanseheving i arkivtjenesten. Se kompetanse nedenfor.
  • Behov for å bygge felles kultur i den nye arkivtjenesten. Se kultur nedenfor.
  • Arbeid med arkiver fra de gamle kommunene. Hvor mye det vil kreve av arkivtjenesten å bevarings- og kassasjonsvurdere, ordne/ta uttrekk av og avlevere  arkiver fra de gamle kommunene. Det viktig å synliggjøre ressursbehov knyttet til forvaltning av eldre arkiver når arkivtjenesten i ny kommune  planlegges. For mer informasjon se Skaffe seg oversikt i Fase I

Ressursbehov knyttet til oppgaver utover ordinær drift. Det er viktig at bemanningen av arkivtjenesten tar høyde for at den har oppgaver utover daglig journalføring, kvalitetssikring og innsyn.

Organisering

Sentralisert arkivtjeneste eller desentralisert arkivtjeneste?  Hvor i organisasjonen skal arkivfunksjonen være plassert? Vi anbefaler i utgangspunktet en felles arkivtjeneste med sentralt postmottak.  Dersom man velger å ha arkivenheter fordelt på flere tjenestesteder bør man ha en sentral arkivleder som har det faglige ansvaret for alle som har arkivoppgaver i kommunen. Det er viktig at sentralisert arkivtjeneste innebærer at arkivtjenesten har ansvaret for alt arkivmateriale som produseres i kommunen, også det som produseres i fagsystemer, sharepointløsninger osv. Ved digitalisering og automatisering av tjenester, er det en fordel med en sentralisert arkivtjeneste, fordi den legger bedre til rette for spesialisering, intern kompetanseoverføring og rekruttering av kompetanse på digitale arkiv. Se også punktet om kompetanse nedenfor.
tomrom

Kompetanse

  • Hvilken arkivfaglig kompetanse har kommunene i dag? Hva trengs i fremtiden? Dersom det planlegges å digitalisere tjenester i den nye kommunen, vil det kreve mer digital kompetanse i arkivtjenesten. Opplæringsbehovet bør sees i sammenheng med dimensjoneringen av arkivtjenesten se Organisering og bemanning/punktet ovenfor.
    tomrom
  • Det kan være lurt å starte med å skaffe en kompetanseoversikt og vurdere opplæringsbehov for arkivarene som er ansatt i kommunene som skal slå seg sammen. Dersom arkivtjenesten i de gamle kommunene har vært desentralisert, vil det være mange allroundere. Er det for eksempel tilstrekkelig kompetanse på digitale arkiv for å ivareta den nye kommunens behov? Hvilken kompetanse vil digitalisering av tjenester og nye innsynsløsninger kreve av arkivtjenesten?
    tomrom
  • Det er også viktig å ha i bakholdet at den teknologiske utviklingen gjør at kompetanse på digitale arkiver raskt blir utdatert og at det derfor er nødvendig med jevnlig kompetanseheving i arkivtjenesten. Spesialisering, kompetanseheving og rekruttering blir enklere dersom man i utgangspunktet planlegger å bemanne arkivtjenesten med 100% arkivstillinger.
    tomrom
  • Elektronisk arkiv innebærer mye oppfølging og opplæring av saksbehandlere og utadrettet virksomhet. Det er viktig at arkivtjenesten har ansatte som er komfortable med en slik rolle.  I tillegg endrer organisasjoner seg oftere enn tidligere, og dermed også funksjoner og saksbehandlingsprosesser. Å holde oversikt over saksbehandlingsflyten og dokumentasjonen som skapes er en viktig oppgave for arkivtjenesten og krever kompetanse på digital saksbehandling.
    tomrom
  • Pass på at arkivtjenesten jevnt over har god kompetanse, slik at ikke all oppfølging av rutiner, kvalitetssikring av arkivet og opplæring faller på arkivleder, som ofte også har personal- og budsjettansvar.
    tomrom

Ny arkivkultur

  • Hvordan skape en felles arkivforståelse blant de ansatte i arkivtjenesten? Det er viktig at de som jobber med arkiv i de gamle kommunene som man vet skal jobbe i den nye, kjenner hverandre og vet hvordan man jobbet i de gamle kommunene. Jo mer samkjørt arkivtjenesten i den nye kommunen er, jo lettere er det å ha en god dialog med tjenesteområdene, drive opplæring og følge opp saksbehandlere og virke samstemte utad.
    tomrom
  • Det er viktig å starte med å skaffe en oversikt over hvordan arkivtjenesten i kommunene som skal slå seg sammen er organisert, jobber og hvilke arkivfaglige valg som er tatt. Hva er det vært verdt å ta med videre og hva bør endres?
    tomrom
  • Det vil ta tid å etablere en felles kultur, særlig hvis arkivtjenestene har vært organisert på forskjellige måter i de gamle kommunene. Bruk tid, bli enige om hvor man vil og sett felles faglige og organisatoriske mål.
    tomrom

Nye rutiner

  • Gjennomgå rutinene i de gamle kommunene, avklar hvilke rutiner som kan videreføres, og hvilke nye rutiner må på plass. Det er lurt å gjøre dette i dialog med tjenesteområdene, slik at man utarbeider rutiner som støtter saksbehandlingen og ikke skaper unødvendig merarbeid for saksbehandlerne. Husk at det ikke er nok å utarbeide rutiner, arkivtjenesten må gi saksbehandlere og ledere opplæring i nye rutiner, kvalitetssikre at de følges og sørge for at de evalueres og oppdateres.
    tomrom
  • Dersom man går fra desentralisert arkivtjeneste til sentralisert arkivtjeneste, fra papirarkiv til digitale arkiv eller digitaliserer tjenester er det veldig viktig å bruke en del tid på å utarbeide og implementere nye rutiner.
    tomrom
  • Det er viktig at man også utarbeider rutiner for depothåndtering og bortsettingsarkiv. Bortsettingsarkiv anbefales avlevert til depot før sammenslåing, så fremt de ikke brukes hyppig.. Dersom det ikke er aktuelt å deponere bortsettingsarkiv og heller ikke ønskelig eller behov for at de oppbevares lokalt i enheter så anbefaler vi at de samles i felles bygg.
    tomrom

Postmottak og skanning

  • Skal den nye kommunen ha ett eller flere postmottak? Avklar hva den nye adressen til postmottak (brev post og epost) skal være. Tidligere postmottak for e-post må avsluttes.
    tomrom
  • Vurder behov for antall skannere og lisenser. Gjennomgå arbeidsform og organisering av arbeidsstasjoner. Ved desentralisert arkivtjeneste som ikke er underlagt arkivleders budsjett må det avklares hvem som betaler for oppgradering, ny lisenser og teknisk utstyr til skanning.tomrom

Gå videre til neste punkt – Etablere nye arkiver