Etablere nye arkiver

minipil2I sammenslåingsfasen vil det bli nedsatt mange arbeidsgrupper eller prosjektgrupper som leverer forslag til fellesnemnd eller tilsvarende. Det vil sannsynligvis bli opprettet en arbeidsgruppe som jobber med etablering av ny arkivtjeneste og anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem, der arkivleder og evt andre arkivmedarbeidere har en sentral rolle.

Mange arbeidsgrupper vil jobbe med anskaffelse av fagsystemer. De fleste tjenesteområdene og støttefunksjonene har mange dokumentasjonskrav og skaper dokumenter som er journalføringspliktige eller arkivverdige. Mye arkivverdig (og journalføringspliktig) dokumentasjon skapes i fagsystemer. Det er derfor viktig at arkivfaglig kompetanse er representert i eller er i tett dialog med arbeidsgrupper som har som mandat å anskaffe nye fagsystemer.

I henhold til arkivforskriftens § 11 og skal systemer som brukes til elektronisk arkivering av saksdokumenter være godkjent i henhold til Noark-standarden. Dersom saksdokumenter skal utveksles elektronisk skal systemet oppfylle kravene i Riksarkivarens forskrift kapittel III §§ 3-1 nr 3 og 3-3 nr, samt § 3-3 nr 3.

For mer informasjon se Arkivverkets nettsider om arkivering og journalføring.

Hva kan du som arkivleder gjøre?

  • Ta initiativ! Gi prosjektorganisasjonen en orientering om at anskaffelse av nye systemer må ivareta arkivfaglige hensyn.
  • Synliggjør behovet for arkivfaglig kompetanse i relevante grupper overfor prosjektledelsen/administrativ ledelse i de sammenslående kommunene.
  • Sett deg inn i hvilke dokumentasjonskrav og behov de ulike tjenesteområdene har, og sørg for at dine medarbeidere som skal delta i arbeidsgrupper gjør det samme.
  • Sørg for at du og dine medarbeidere er faglig oppdatert i det arbeidet starter.
  • Samarbeid med andre faggrupper som har sammenfallende interesser. IKT og arkiv vil f.eks ha interesse av at det etableres overordnede retningslinjer som regulerer anskaffelse av nye systemer.
  • Skaff deg oversikt over avtaler og lisenser som gjelder dokumentasjonsforvaltning (sak arkivsystem, fagsystemer, publiseringssider på nett etc) i de eksisterende kommunene. Be om å få kopi av oversikter som prosjektledelsen får utarbeidet.
  • Vurder hvilke arkivfaglige konsekvenser videreføring av lisenser eller nyanskaffelser vil få. Vær oppmerksom på at selv om kommunene benytter samme sakarkivsystem eller fagsystem, kan variasjoner mht moduler, systemoppsett og integrasjoner få arkivfaglige konsekvenser f.eks mht gjenfinning og uttrekk.
  • Sørg for at alle nye fagsystemer som inneholder saksdokumenter har Noark-funksjonalitet, har integrasjon mot en Noark-kjerne eller et noarksystem.

Sjekkpunkter ved anskaffelse av nye systemer

  • Finn ut hva systemet skal gjøre og om systemet håndterer saksdokumenter som skal eller bør journalføres og arkiveres.
  • Spesifiser krav til arkivfunksjonene i systemet, i tråd med arkivregelverket.
  • Kontroller at relevante Noark 5-krav blir oppfylt og at innsyn kan gis.
  • Vurder om innholdet skal bevares og sørg for at det eventuelt bygges inn avleveringsfunksjoner i tråd med spesifikasjonene i Noark 5. Sørg for at systemets funksjonalitet for journalføring og arkivering er godkjent av Riksarkivaren før systemet blir tatt i bruk.

Se også Trondheim kommunes sjekkliste for anskaffelse av nye systemer (PDF-fil).

Etablering av arkiv i ny kommune – våre anbefalinger

Vi anbefaler i utgangspunktet skarpt periodeskille for alle arkiver. Da kan man starte med blanke ark og bygge opp arkivene fra bunn av, uavhengig av om man velger nytt system eller videreføring av en av kommunenes systemer. På den måten får man ryddet i dårlige adresseregister, dokumentmaler, tilgangskoder, brukere etc. Mykt periodeskille kan bidra til å skape dårlig oversikt og være kilde til mye ressurskrevende arbeid i flere år fremover.

Det er uproblematisk å ta med «gamle» data fra systemer i gamle kommuner som historisk base i nye systemer i ny kommune. Det skal derimot ikke skje saksbehandling eller endringer i de historiske basene.  Tilsvarende er innskanning av papirdokumenter i nye systemer som en oppslagsdel er også uproblematisk. Papirarkivene skal da avleveres, og skannet materiale kun brukes til oppslag.

Beslutningspunkter før nytt sakarkivsystem tas i bruk

Når nytt sakarkivsystem er valgt er det en del arkivfaglige avklaringer som må gjøres:

  • Hvilke arkivdeler skal etableres (f.eks. saksarkiv, byggesak, boligarkiv, brann, elev)?
  • Hvor mange journalenheter skal man ha (f.eks. postmottak, landbruk, PPT)?
  • Tilgangsstyring og roller- hvilke tilganger skal arkivtjenesten og saksbehandlerne ha? Tilgangsstyringen skal ivareta både arkivfaglige hensyn og personvernhensyn.
  • Ha fokus på dokumentfangst – hva skal ivaretas med manuelle rutiner og hva skal ivaretas gjennom integrasjoner/tekniske løsninger? Tenk spesielt på dokumentfangst fra e-post, sharepointløsninger /prosjektrom.
  • Velg automatiske løsninger for dokumentfangst fremfor manuelle rutiner der det er et alternativ
  • Kontroller eventuelle integrasjoner mot fagsystemer – overføres all den journalføringspliktige informasjonen til sakarkivsystemet? Hvis det ikke skal tas uttrekk fra fagsystemet må man også sjekke at all bevaringsverdig  informasjon overføres til sakarkivsystemet.
  • Kontroller at slettingsbestemmelser i bk-planen lar seg implementere i sakarkivsystemet. Kassasjon/sletting bør kunne gjennomføres automatisk og ikke manuelt. Foreta en kost/nyttevurdering dersom bevarings- og kassasjonsbestemmelsene ikke lar seg implementere – skal bk-planen revideres eller skal det gjøres endringer i systemet? For mer informasjon se Veiledning om bevaring og kassasjon.
  • Utarbeid rutiner og planlegg opplæring av saksbehandlere og ledere i nytt system

Beslutningspunkter før nye fagsystemer og portalløsninger tas i bruk

  • Hvilke moduler, oppsett og integrasjoner skal nye eller videreførte systemer ha og hvilke arkivfaglige konsekvenser får disse valgene?
  • Skal fagsystemer som inneholder journal/arkivdokumenter ha noark-funksjonalitet, integrasjon mot en noark-kjerne eller integrasjon mot et sakarkivsystem?
  • Kontroller at integrasjoner fra fagsystemer oppfyller arkivfaglig krav. Sørg for at det blir minst mulig manuelle oppgaver for arkivtjenesten.
  • Er det behov for manuelle rutiner for å sikre dokumentfangst/arkivering i fagsystemer? Utarbeid og implementer rutiner.
  • Sørg for at det etableres funksjonalitet for at eksterne og egenproduserte skjemaer på internett og intranett som er arkivverdige og eller journalføringspliktige arkiveres automatisk.
  • Kontroller at bevarings- og kassasjonsbestemmelser lar seg implementere og at all bevaringsverdig informasjon kommer med i senere uttrekk.

Gå videre til neste punkt – Avslutte eksisterende arkiver