Avslutte eksisterende arkiver

minipil2Ved en kommunesammenslåing vil det være den nye kommunen som overtar saksområdene og oppgavene til de gamle kommunene, og dermed også ansvaret for å forvalte og tilgjengeliggjøre disse arkivene videre. Tre hensyn må ivaretas:

  • Det er viktig å sikre at dokumentasjonen i systemene blir tilgjengelig for den nye kommunen, så lenge kommunen har bruk for den i sin saksbehandling og oppgaveløsning.
  • Det er viktig at innbyggernes behov for innsyn blir ivaretatt i sammenslåingsprosessen og etter sammenslåingen. Dette gjelder særlig rettighetsinformasjon.
  • Det er viktig å forvalte arkivene på en måte som gjør at bevaringsverdige arkivdokumenter blir bevart og gjort tilgjengelige for ettertiden.

Dersom oppgaver og saksområder overføres til et annet forvaltningsnivå, bør kommunen ta kontakt med Riksarkivet for å avklare arkivansvaret for arkivene.

For offentlige organ som skal nedlegges er hovedregelen at arkivene skal avsluttes. Det gjelder også ved kommunesammenslåinger. Det er kommunens ansvar å sørge for at bevaringsverdige arkiver blir korrekt avsluttet og håndtert, og at tiltak for eventuelle avvik blir iverksatt, jfr. arkivforskriften § 20.

En kommunesammenslåing innebærer normalt et skarpt skille for både journal, emnearkiv og samtlige bevaringsverdige objektserier, jfr arkivforskriften § 21. Materialet kan enten overføres til depot, eller til det nye organet for oppslag og bevaring. Det er her viktig å merke seg at det ikke skal skje en sammenblanding av arkiv fra det gamle og det nye organet, jfr. arkivforskriften § 17. Paragrafen ivaretar hensynet til ytre proveniens.

faktaboks-ikon-i-tekst Hva er proveniensprinsippet?

Hovedregelen er at arkivmateriale skal avleveres når det er ca. 25-30 år gammelt, jf. arkivforskriften § 18, men i § 21 understrekes det at dersom et offentlig organ nedlegges, skal arkivet klargjøres for avlevering til arkivdepot eller overføring til et organ som overtar saksområdet, jf. § 17. Klargjøringen av arkivet inngår som del av avviklingsarbeidet. For digitalt materiale er det viktig å merke seg at en kopi normalt skal deponeres straks et system periodiseres eller avsluttes.

faktaboks-ikon-i-tekst Hva er kommunalt arkivdepot?
tomrom
faktaboks-ikon-i-tekst Hva er digitalt depot?

Overordnede tiltak

Når det er fattet vedtak om sammenslåing bør kommunen så raskt som mulig:

  1. Sette av midler til arbeidet med å avslutte arkiver og plassere ansvaret for arbeidet i prosjektorganisasjonen. For mer informasjon se Sikre ressurser og forankring
    tomrom
    tomrom
  2. tomromAvklare den videre bruken av arkivene i ny kommune. Hvilke behov for innsyn har den nye kommunen? Dette er særlig viktig for arkiver som er aktive på sammenslåingstidspunktet. For mer informasjon se Avslutte eksisterende arkiver
    tomrom
  3. Avklare ansvaret for avsluttede arkiver med kommunens arkivinstitusjon eller annen depotordning. Hva kan arkivinstitusjonen/depotordningen kan bidra med i prosessen? De fleste kommunale arkivinstitusjonene har utarbeidet egne retningslinjer for avlevering/deponering av arkiver, basert på de generelle reglene. Kommuner som ikke er tilknyttet en kommunal arkivinstitusjon eller en annen depotordning bør ta kontakt med Arkivverket for å få veiledning om hvordan man etablerer en depotordning
    tomrom
  4. Gjennomføre en bevarings- og kassasjonsvurdering av alle arkiver som skal avsluttes, dersom ikke dette allerede er gjort.  For mer informasjon se Utarbeid eller oppdater bevarings- og kassasjonsplan under Konkrete tiltak, Fase I
    tomrom
  5. Dokumentere alle valg som tas i prosessen med å avslutte arkivene i den nye kommunens arkivplan

Avslutte digitale arkiver som er aktive på sammenslåingstidspunktet

Alle kommuner vil ha fagsystemer og mange vil ha sakarkivsystemer som er i aktiv bruk i det sammenslåingen skjer. Kommunen bør prioritere at arkivverdig dokumentasjon i avsluttede sakarkivsystemer og fagsystemer er tilgjengelige og søkbare i den nye kommunen så lenge det er behov for det. Dette handler om å velge løsninger som sikrer at:

  • Saksbehandlere raskt og enkelt finner frem til saker som var aktive på sammenslåingstidspunktet og hvor saksbehandlingen videreføres i ny kommune. 
  • Kommunen får oversikt over kostnader knyttet til eventuelle innsynsløsninger kommunen har behov for etter sammenslåingen.
  • Kommunen får oversikt over hvilken dokumentasjon som må være raskt tilgjengelig og lage rutiner og prosedyrer som inkluderer responstid.
  • Kommunen får depotløsninger som ivaretar kommunens og innbyggernes behov for innsyn i avsluttede arkiver.
  • Uttrekk fra avsluttede systemer med bevaringsverdig dokumentasjon på sikt kan avleveres til depotinstitusjon.

Se også KS FoU-rapport  Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing for mer informasjon om de ulike tjenesteområdene.

Det viktigste er å få avklart hvordan arkivene skal brukes etter sammenslåingen:

  • Hvilke systemer har kommunen som inneholder arkivdokumenter? Se Skaffe seg oversikt.
  • Hvilke behov for innsyn har den nye kommunen i systemene?
  • Hvor raskt må den nye kommunen ha tilgang til materialet? Hva er akseptabel responstid?
  • Må historiske baser og driftsbaser som blir historiske konverteres for at det skal kunne gjøres oppslag i dem?
  • Når skal man avslutte eksisterende baser og papirarkiver?
  • Hva skal være i den nye kommunen, hva skal overføres som uttrekk til depot og hva kan slettes/fases ut? Se bevarings- og kassasjonsplan.
  • Når skal uttrekk foretas?
  • Hvordan skal valgene som tas i sammenslåingsfasen dokumenteres? Se arkivplan.

Arkivuttrekk og avlevering av digitale arkiver

Før man begynner å planlegge uttrekk og avlevering fra digitale arkiver er det greit å ha klart for seg hva et uttrekk er og hva de ulike typene uttrekk innebærer. Det vil trolig ikke være realistisk å få tatt uttrekk av alle bevaringsverdige systemer i sammenslåingsfasen, dersom ikke mye forarbeid som bevarings- og kassasjonsvurdering og planlegging ble gjort i fase I. Det er da veldig viktig at det i sammenslåingsfasen settes av penger til bevarings- og kassasjonsvurdering og uttrekk fra bevaringsverdige systemer. Prosjektleder/prosjektorganisasjonen for den nye kommunen, kan i fase II inngå avtaler om ordning og avlevering av arkiver som er bindende for den nye kommunen. Alle systemer som inneholder arkivdokumenter må driftes og vedlikeholdes til det er foretatt en bevarings- og kassasjonsvurdering av innholdet, og det evt. er tatt uttrekk av den bevaringsverdige dokumentasjonen.

faktaboks-ikon-i-tekstHva er arkivuttrekk?tomrom

faktaboks-ikon-i-tekst
Hva er arkivuttrekk fra et Noark-system?tomrom


faktaboks-ikon-i-tekst
Hva er arkivuttrekk fra en tabell?

Når arkivuttrekk skal utføres er det fem grunnprinsipper som må følges:

  1. Proveniensprinsippet må respekteres 
  2. Man må sjekke at det er foretatt en bevaringsvurdering av innholdet i systemene, og at bevaringsvurderingen er forsvarlig gjennomført, slik at man er sikker på at all bevaringsverdig materiale fra aktuelt system er gjort rede for.
  3. Man må sjekke at uttrekket som gjennomføres tar hensyn til bevaringsvurderingen, og at all data som hentes ut av systemet er i samsvar med bevaringsvurderingen og at uttrekket ikke inneholder mangler.
  4. Man må sjekke at all øvrig dokumentasjon knyttet til aktuelt uttrekk er fullstendig, samt at arkivplanen som dokumenterer materialets kontekst i kommunen for øvrig er fullstendig og ligger vedlagt.
  5. Viktige valg som tas og hendelser som oppstår i forbindelse med uttrekket bør dokumenteres i arkivplanen og dokumentasjonen som følger uttrekket til depot.

Bevaring på papir eller digitalt fra fagsystemer uten noark-funksjonalitet?

En del kommuner og fylkeskommuner har skrevet ut journalførte og arkiverte saksdokumenter fra fagsystemer uten noark-funksjonalitet på papir eller som pdf-fil. Dersom dette er gjort og dokumentene er bevaringsverdige skal de avleveres til depot. Selv om det er skrevet ut dokumentasjon fra systemet, kan det være bevaringsverdige opplysninger eller metadata som ikke kommer med i utskriften. Det vil i en del tilfeller være nødvendig å foreta et fullstendig tabelluttrekk fra systemet som avleveres til arkivdepot. En slik vurdering bør være en del av den generelle bevaringsvurderingen av systemet.

Sjekkliste ved uttrekk

Uttrekket skal følge krav slik de er presentert i enten Noark-standard eller Riksarkivarens forskrift for tabelluttrekk. De fleste kommuner og fylkeskommuner setter jobben med uttrekk bort til systemleverandøren eller en tredjepart. Uttrekkskravene skal være kjent for aktuell part som genererer uttrekket. Til tross for at uttrekket genereres av andre, kan det være lurt for kommunen å bruke tekniske sjekklister enten ved bestilling av uttrekk eller kvalitetssikring av det i etterkant. Les om uttrekk på Arkivverkets nettsider.

Dokumentasjon som skal følge uttrekket

Kommunen er ansvarlig for all dokumentasjon knyttet til deponering/avlevering av uttrekk. Depotinstitusjonen er avhengig av at det følger dokumentasjon som identifiserer hvor deponeringen kommer fra og hva den inneholder. Kommunale depotinstitusjoner har egne rutiner for hvordan overføring av deponert materiale skal foregå, og disse rutinene inkluderer også maler kommunen skal benytte når deponeringen overføres. I tilfeller hvor dette mangler, skal man som et minimum følge Riksarkivarens forskrift § 5-28. Ut over denne dokumentasjonen er det også viktig at kommunen dokumenterer arkivfaglige valg tatt i forbindelse med enten arkivdanningen eller selve uttrekket, særlig i de tilfeller dette har betydning for senere gjenbruk av materiale. Husk til slutt at kommunens arkivplan bør inngå i deponeringen, alternativt den delen i arkivplan som omhandler systemet og dets funksjon i kommunen.

Avslutte papirarkiver som er aktive på sammenslåingstidspunktet

I denne fasen er det viktig å gjøre noen grep som kan være med på å redusere ulempene av sammenslåingen. Dersom en eller flere av kommunene har aktive papirarkiver i det sammenslåingen skjer, bør kommunen prioritere ordning og intern tilgjengeliggjøring av disse arkivene fremfor eldre og avsluttede papirarkiver.  Dette handler om å velge løsninger som gir effektive og hensiktsmessige arkivfunksjoner også i den nærmeste tiden etter endringen slik at:

  • Saksbehandlere kan raskt og enkelt finne frem til saker som var aktive på sammenslåingstidspunktet og hvor saksbehandlingen videreføres i ny kommune. 
  • Kommunen får oversikt over kostnader knyttet til eventuelle innsynsløsninger kommunen har behov for etter sammenslåingen
  • Kommunen får oversikt over hvor mye materiale som må være raskt tilgjengelig slik at både oppbevaringsplass og tilgjengelighet blir tatt med i planleggingen av arkivfunksjoner i ny kommune.
  • Kommunen kan lage planer for responstid på ekspedering i fjernarkivet i ny kommune.

Det viktigste er å få avklart hvordan arkivene skal brukes etter sammenslåingen. Når vedtak om sammenslåing er på plass vil det også være lønnsomt for kommunen å så raskt som mulig få en samlet oversikt over hva og hvor mye som må gjøres i forhold til avslutting, ordning og bortsetting/avlevering av arkivene.  Dette arbeidet bør resultere i en bestandsoversikt med beskrivelser av hvilke tiltak som må gjennomføres med de ulike arkivdelene for at de skal bli avleveringsklare jfr. Arkivforskriftens § 20.

Følgende spørsmål må avklares:

  • Hvilke behov for innsyn har den nye kommunen og hvor raskt må den nye kommunen ha tilgang til materialet?
  • Har en eller flere av kommunene aktive papirarkiver på sammenslåingstidspunktet?
  • Hvor mye av arkivmaterialet er uordnet og hvor mye er klart til avlevering til depot?
  • Hvilke arkiver er det mest hensiktsmessig å ordne først og hvilke serier kan vente til neste fase?
  • Har kommunene foretatt en bevarings og kassasjonvurdering eller må det gjøres først?
  • Er det gjennomført arkivbegrensning og evt. kassasjon i arkivene?
  • Har kommunene en oppdatert arkivplan?

Organisering av arbeidet med bortsetting og avlevering

Arbeidet som må gjøres i forbindelse med bortsettingen bør sees i sammenheng med og samkjøres med avleveringen, slik at man unngår at man må gå tilbake og gjøre om på arbeid som allerede er gjort, og bruke mer ressurser enn nødvendig. Gjøres hele jobben med bortsetting og avlevering i et godt planlagt prosjekt, får man også bedre oversikt over de totale kostnadene, og man slipper å be om mer penger i ettertid. Dersom dette ikke er realistisk i sammenslåingsfasen, er det viktig å planlegge hele løpet fra bortsetting til avlevering i fase II. Prosjektleder/prosjektorganisasjonen for den nye kommunen, kan i fase II inngå avtaler om ordning og avlevering av arkiver som er bindende for den nye kommunen. Da vil det være satt av penger til ordning av de gamle kommunenes papirarkiver i den nye kommunen, uten at dette blir en ny kostnad.

Når det gjelder selve ordningsjobben kan også være lurt å innhente tilbud på denne delen av prosjektet, slik at dette kan frigjøre ressurser til andre deler av prosjektet som ikke er like lett å “sette vekk”. Mange interkommunale arkiv og private leverandører leverer slike tjenester. Det er viktig at denne jobben blir gjort av en profesjonell aktør slik at det ikke påløper merkostnader på grunn av dårlig kvalitet på jobben. Bruker man profesjonelle aktører vil de enkelt kunne foreta en kartlegging som kan danne grunnlag for utregning av tids- og kostnadsestimater, noe som er viktig i den langsiktige planleggingen. Dette vil kunne gi kunden gode forutsetninger for den videre planleggingen av arbeidet med ordning og avlevering, for eksempel ved å dele prosjektet inn i flere delprosjekter tilpasset budsjettsituasjonen. Pass på at kassasjon i henhold til gjennomført bevarings- og kassasjonsvurdering og gjeldene regelverk inngår i anbudet, dersom dette ikke dette er utført tidligere. Det samme gjelder arkivbegrensing. Arkivbegrensing kan redusere arkivets volum med inntil 20%.

Uansett om kommunen selv skal gjøre jobben eller om den skal settes bort til andre, og om ordningsjobben skal gjøres før eller etter sammenslåingen, er det viktig å skaffe seg oversikt over den totale mengden papirarkiver som skal ordnes, og sjekke arkivenes tilstand. Ta gjerne utgangspunkt i arkivoversikter i arkivplanen og lokaliser de aktuelle arkivene. Husk også at arkivet ikke bare består av sakarkiv, journaler og møtereferater osv., men at for eksempel kart, tegninger, lyd, fotografier og film også kan være en del av arkivet.

For mer praktisk informasjon om selve ordningsjobben se:
Papirarkiver – den praktiske ordningsjobben

Se vårt eksempel fra fase II med arkivar Maja Kaspersen fra Storvik kommune

Gå til veileder del III