Status for arkivarbeidet – hvilke oppgaver gjenstår fra sammenslåingsprosessen?

minipil3→ Lag en tidsplan

Kommuner som skal slå seg sammen må i sammenslåingsfasen ofte prioritere bort og utsette oppgaver til ny kommune er etablert. Dette gjelder også arkivfaglige oppgaver. Det er viktig at arkivleder i ny kommune så raskt som mulig i fase III gjør opp status og skaffer seg oversikt over hvilke oppgaver som gjenstår fra fase II. Lag en tidsplan for gjennomføring og la den inngå i den nye kommunens arkivplan.

→ Prosjektorganisasjonens arkiv

Prosjektorganisasjonens arkiv må avsluttes og på sikt overføres til depot. Håndtering av prosjektorganisasjonens arkiv skal også dokumenteres i arkivplanen.

→ Oppfølging av avtaler som prosjektorganisasjonen har inngått

Prosjektorganisasjonen har kanskje inngått avtaler om ordning av papirarkiver og systemuttrekk. Disse avtalene må følges opp. Avleveringer/deponeringer av papirarkiv og digitale arkiv til depotinstitusjonen skal dokumenteres i arkivplanen.

→ Anskaffelse av systemer i ny kommune

Arkiv, IKT og tjenesteområdene har forhåpentligvis etablert et godt samarbeid om håndtering av fagsystemer i fase II. Det er viktig at dette arbeidet følges opp i ny kommune, slik at arkivfaglige hensyn ivaretas når systemer anskaffes og avsluttes. Dersom det i sammenslåingsfasen ble utarbeidet retningslinjer for anskaffelse av nye systemer som ivaretar arkivfaglige hensyn, er det viktig at retningslinjene videreføres i ny kommune. Retningslinjene bør inngå i den nye kommunens arkivplan.

→ Rutiner for dokumentfangst og vedlikehold av arkivene

Prosjektorganisasjonen har forhåpentligvis utarbeidet overordnede retningslinjer for dokumentfangst og vedlikehold av arkiver i ny kommune, men det vil trolig være behov for å utarbeide mer detaljerte rutiner i samarbeid med de ulike tjenesteområdene i kommunen. Det er viktig at rutiner og retningslinjer forankres på riktig nivå; overordnede retningslinjer som gjelder for hele kommunen hos rådmann og rutiner som gjelder et bestemt tjenesteområde hos leder for det aktuelle tjenesteområdet.   Alle rutiner og retningslinjer som berører arkiv og dokumentasjonsforvaltning skal dokumenteres i arkivplanen.

Gå videre til neste punkt – Kvalitetssikre og oppdatere arkivplan og BK-plan