Evaluere arbeidet som ble gjort i fase II og arkivarbeidet i ny kommune – hva fungerer og hva må endres?

minipil3Når det er gått litt tid og ny organisasjon har satt seg, kan det være lurt å gjennomføre en evaluering av arbeidet som ble gjort og valgene som ble tatt i sammenslåingsfasen. Hva fungerer og hva må endres? Nedenfor har vi listet opp noen momenter som kan være med i en slik evaluering, men listen er på ingen måte uttømmende. Hvor grundig man skal gå til verks avhenger også av om du som arkivleder opplever eller har fått tilbakemelding om at det er mye som ikke fungerer mht arkiv og dokumentasjonsforvaltning i ny kommune. Dersom den nye kommunen planlegger omfattende digitaliseringsprosesser, er det også lurt å foreta en grundig evaluering som kan være et utgangspunkt for en nåsituasjonsbeskrivelse.

Nedenfor har vi gitt eksempler på problemstillinger som kan inngå i evalueringen:
tomrom

Hvordan håndteres innsyn i avsluttede arkiver?
  • Har saksbehandlerne på de ulike tjenesteområdene tilgang til dokumentasjon fra de gamle kommunene som de trenger for å fortsette saksbehandlingen i den nye kommunen?
  • Får personer og bedrifter raskt og enkelt tilgang til rettighetsdokumentasjon?
  • Får forskere raskt og enkelt tilgang til relevant dokumentasjon?
  • Bruker arkivtjenesten mye tid på å finne frem gamle saker?
  • Er det noen spesielle problemområder som det må tas tak i?

 

Hvordan fungerer rutinene for dokumentfangst, journalføring, arkivbegrensning og kassasjon i den nye kommunen?
  • Er det tjenesteområder eller oppgavetyper hvor dokumentfangsten er dårlig?
  • Er det utfordringer knyttet til tekniske løsninger eller kompetanse?
  • Hva med dokumentfangst fra prosjektrom og lederplattformer? 
  • Er det mye arkivverdig materiale som lagres i filsystemer eller e-postregisteret og som aldri blir arkivert/journalført? 
  • Er det tjenesteområder eller oppgavetyper hvor arkivering og journalføring medfører mye manuelt arbeid for arkivtjenesten eller saksbehandlere?
  • Lagres/arkiveres den samme dokumentasjonen mange steder/mange ganger?
  • Hva med versjonshåndtering av dokumenter under utarbeidelse?

 

Hvordan fungerer arkivfunksjonen i den nye kommunen?
  • Har den riktig organisering, bemanning og kompetanse?
  • Er det etablert en felles kultur?
  • Hvilke forventninger har saksbehandlere og ledelsen til arkivtjenesten – og blir de innfridd?
  • Fungerer samarbeidet med andre enheter og fagmiljøer i kommunen mht dokumentfangst, anskaffelse av nye systemer m.m.?
  • Blir arkivtjenesten tatt med på råd og hørt når tjenester skal digitaliseres og nye digitale løsninger skal anskaffes?
  • Er det overordnede retningslinjer eller rutiner på enkelte tjenesteområder som mangler eller ikke fungerer?

 

Hvordan fungerer depotløsningen?
  • Får kommunen levert alle depottjenester som den har behov for gjennom eksisterende depotordning?

tomrom

GÅ TIL NESTE OG SISTE PUNKT I FASE III – Utarbeide langsiktige planer og strategier